Les voyageurs sont de plus en plus accompagnés de leur conjoint ou de leur famille. (Photo: 123RF)
TOURISME ET ÉVÉNEMENTIEL D'AFFAIRES. L’augmentation des voyages hybrides, l’attrait pour les programmations avec des activités inusitées, la quête aux lieux inspirants, sans oublier les aspects plus techniques tels que l’art de négocier les contrats et la gestion des demandes de dernière minute figurent, entre autres, parmi les tendances qui teintent l’industrie du tourisme d’affaires ces jours-ci.
1. Prolongation du séjour
Selon Destination Canada, plus du quart des 1 450 000 voyageurs d’affaires (27 %) ont, en 2023, prolongé leur déplacement professionnel d’au moins une nuitée pour effectuer un séjour d’agrément. Et plus de la moitié de ces voyageurs sont généralement accompagnés de leur conjoint ou de leur famille, soutient l’équipe de la Chaire de tourisme Transat de l’UQAM. Une tendance, dite voyage hybride, dont plusieurs destinations congrès au Québec souhaitent tirer profit. « Régulièrement, nous proposions des tarifs préférentiels aux participants de certains événements présentés en semaine pour qu’ils devancent leur arrivée le dimanche ou le lundi soir. Une stratégie qui séduit généralement plus d’un participant sur dix », signale Michael Frezza, directeur des ventes à l’Estérel Resort, dans les Laurentides. À l’hôtel-musée Premières Nations, à Wendake, cette formule réussit à séduire plus d’un visiteur d’affaires sur cinq, affirme son directeur général, Marc Ruest.
Mentionnons que le nombre de visiteurs en voyage d’affaires au pays atteindra les niveaux d’avant la pandémie en 2026, estime Destination Canada. Les voyages d’affaires transitoires en provenance du marché intérieur se redresseront même en 2024. Ce sont les voyages d’affaires en provenance des marchés étrangers qui devraient prendre plus de temps à se rétablir, soit jusqu’en 2030.
2. Composer avec le « dernière minute »
Les réservations de dernière minute continuent de prendre de l’ampleur au sein de l’industrie du tourisme d’affaires. Selon un sondage mené auprès des membres de Tourisme d’affaires Québec, les demandes de réservation pour des événements d’affaires présentés à moins de deux mois de la date prévue ont augmenté de 82 % en 2023, en comparaison avec l’année 2019 (avant la COVID-19). Les associations qui réservaient généralement 12 mois à l’avance le font désormais à huit, six, même quatre mois avant la tenue de leur événement, observe la plupart des hôteliers. Même chose du côté des entreprises privées, qui ont réduit cette période à deux mois, et même à quelques semaines à l’avance, note Nadine Ménard, propriétaire de l’agence Suite22Événements. « En raison de l’incertitude économique, les organisations attendent de voir si elles auront les budgets pour tenir leurs rendez-vous », constate pour sa part la directrice des ventes du Fairmont Le Château Montebello, Nathalie Beauchamp.
3. Négociation de contrats plus ardue
On chuchote dans l’industrie que la négociation de contrat entre les organisateurs d’événements et les fournisseurs prennent désormais des allures d’arrachage de dents chez le dentiste. Ces sources exagèrent à peine. Un hôtelier dont la destination est très courue dans la région de Québec soutient que plus du quart des contrats d’événements d’affaires sont maintenant renégociés entre le moment de la signature et la tenue du rendez-vous. « On assiste actuellement à une hausse de demande d’attrition pour les réservations de chambres », note, quant à elle, Carole Tétrault, directrice des ventes au Manoir Saint-Sauveur. Alors que le pourcentage de 10 % a longtemps constitué la norme au sein des ententes, ce nombre tend à augmenter à 15 %, 20 %, parfois 30 %. Une tendance fortement remarquée au sein du marché associatif. Afin d’éviter que ces attritions se traduisent par des pénalités, plusieurs équipes de ventes doivent multiplier les contacts avec les organisateurs bien avant la date limite des réservations.
4. Des activités et des temps libres SVP !
Parmi les éléments qu’apprécient les participants aux événements de tourisme d’affaires, on note la durée des pauses, qui permettent le réseautage entre les conférences et les ateliers, les activités de consolidation ainsi que les temps libres, fait remarquer Gilber Paquette, directeur général de Tourisme d’affaires Québec.
À ce propos, le complexe de villégiature Entourage sur-le-Lac, à Lac-Beauport, constate une hausse marquée de la demande pour les activités de consolidation. Lors de la première année d’opération de l’établissement, en 2017, à peine une entreprise sur dix inscrivait ce type d’activité à sa programmation. « Aujourd’hui, c’est plus de la moitié de notre clientèle affaires qui consacre une matinée ou un après-midi de leur agenda pour se divertir », signale Julien April, copropriétaire et dirigeant de l’établissement. Le lancer de hache, l’atelier de peinture et la conception de cocktails-mocktails accompagnée de pointes de pizza figurent parmi les activités les plus populaires de la destination de 166 logements, dit-il.
Mentionnons que les hôtels qui disposent d’installations thermales (sauna, bains chauds et froids) sous leur toit ont également la cote auprès des entreprises. À l’hôtel Universel, à Rivière-du-Loup, plus de la moitié de la clientèle d’affaires qui sélectionne cette destination prévoit justement des temps libres à leur programmation afin que leurs participants puissent bénéficier de ces infrastructures, avise son directeur général, Martin Lévesque.
5. Lieux inspirants et touche locale
Plus que jamais, le choix de l’emplacement d’un événement d’affaires est intimement lié à son succès. L’accessibilité, la qualité des services, les retours positifs, les menus ainsi que l’aspect « instagrammable » du lieu se révèlent des éléments clés pour garantir un haut taux de participation. La capacité d’un lieu à susciter des publications sur les réseaux sociaux, que ce soit par des installations artistiques, des décors exceptionnels ou des expériences technologiques, est devenue un facteur essentiel pour accroître la visibilité d’un événement en dehors de celui-ci et permet de maximiser les dollars investis », explique Sophie Charlier, spécialiste en relations publiques et événementielles à l’agence Bicom. Selon elle, les nouveaux restaurants au décor unique, portés par des chefs talentueux ou encore des lieux artistiques et inusités inspirants parviennent à garantir des taux de présence dépassant souvent les 95 %.
La touche locale fait aussi partie de la recette, avise Ann Cantin, directrice des communications du Centre des congrès de Québec. « Les conférenciers et les participants souhaitent qu’on leur offre des produits locaux et non plus des babioles fabriquées dans un pays d’Asie », observe cette professionnelle qui supervise également les communications et la mise en marché du tourisme d’affaires au sein de Québec Destination affaires. Idem pour les choix de menus proposés lors des événements. « Selon nos sondages, la majorité des participants souhaitent désormais manger “local”. En fait, ils veulent que leurs papilles gustatives soient aussi excitées par le repas du congrès que s’ils avaient mangé dans un des meilleurs restos en ville. »
