« Les fraudes sont de plus en plus sophistiquées. » – Shahir Guindi, associé directeur d’Osler à Montréal.
McCarthy Tétrault, qui possède un service des TI d'une trentaine de personnes, a investi des « sommes conséquentes » pour avoir constamment des sauvegardes de ses données sur ses serveurs. La firme mise sur une combinaison de technologies, de bonnes pratiques et de contrôle interne. « Nous nous soumettons à des tests au moins une fois par an pour nous assurer d'avoir les meilleures pratiques. Le risque ne peut jamais être éliminé, mais on peut le gérer », souligne M. Mayr.
Chez Norton Rose Fulbright, le service des TI compte 85 spécialistes, dont 39 au Québec. Chez Osler, les associés doivent signer chaque année une déclaration certifiant qu'ils sont en conformité avec les politiques du cabinet, par exemple en ce qui a trait à la protection des données personnelles et au respect des codes d'éthique. Chez Davies, l'ensemble des salariés a reçu une formation de sensibilisation à la sécurité, en incluant l'utilisation des appareils mobiles. « Avec les téléphones intelligents, on promène son bureau dans sa poche même le week-end. Il faut donc prendre des mesures spécifiques pour protéger les données. Même chose pour les clés USB, dont les données doivent être cryptées », explique Pierre André Themens.
Mais l'essor de ces politiques de sécurité pose certains défis : « Les multiples questions auxquelles il faut répondre pour éviter les intrusions occasionnent parfois, en contrepartie, certaines difficultés pour accéder aux dossiers à distance », admet Solomon Sananes.
Des secteurs très sensibles
Dans certains secteurs comme le droit de la propriété intellectuelle, la protection des données personnelles revêt une importance encore plus cruciale. « Nous nous protégeons par la mise en place de systèmes de détection et en faisant des audits réguliers sur nos dispositifs de sécurité informatique. Cela passe par la création de sites sécurisés où l'on peut déposer de l'information sur les nouveaux brevets, dont la confidentialité est de mise », met en avant François Painchaud, associé chez Robic.
Le cabinet a choisi d'élaborer son propre logiciel de gestion en interne, grâce à une équipe de cinq personnes. « L'enjeu est de savoir si l'on choisit un système développé à l'externe par un fournisseur, plus coûteux, ou si on le met au point à l'interne afin qu'il soit plus flexible. En contrepartie, il faudra le mettre régulièrement à jour. C'est une question qui revient presque tous les six mois », souligne M. Painchaud.
L'arrivée de nouveaux serveurs, qui offrent des solutions de stockage en nuage, représente de belles occasions, mais également une série de problématiques pour les firmes, en particulier en matière de gestion et de limitation des responsabilités.
Recruter des experts du domaine
Pour assurer la protection des données, Borden Ladner Gervais (BLG) mise sur le recrutement de ressources spécialisées, comme la doctorante en renseignement privé Éloïse Gratton, qui est régulièrement sollicitée dans des litiges et lors des opérations quotidiennes des grandes entreprises. « Il faut non seulement veiller à être à la fine pointe de la technologie, mais aussi s'assurer d'avoir des politiques pour limiter et encadrer les activités et processus menant à la divulgation d'informations », affirme John Murphy, associé de la firme.
Chez Osler, les pratiques consistant à mettre en place des guides pour la protection des données génèrent un nouveau volume d'affaires. « Cela peut donner lieu à des investigations pour voir s'il existe des bris dans les politiques de nos clients, à s'assurer qu'ils possèdent bien les meilleures pratiques et qu'ils soient en conformité avec les lois des différents pays dans lesquels ils oeuvrent », précise Shahir Guindi. Le cabinet a lui aussi recruté une pointure du domaine, Adam Kardash, qui couvre plusieurs champs d'expertise, tels que la protection des données personnelles et l'espionnage d'entreprise.
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