Pour une semaine de quatre jours réussie, révisez vos réunions

Publié le 27/11/2023 à 07:19

Pour une semaine de quatre jours réussie, révisez vos réunions

Publié le 27/11/2023 à 07:19

Par Catherine Charron

Depuis un an, Canidé croque la semaine de quatre jours à pleines dents grâce à sa rigoureuse préparation. (Photo: Arianne Nantel Gagnon)

RHéveil-matin est une rubrique quotidienne où l’on présente aux gestionnaires et à leurs employés des solutions inspirantes pour bien commencer leur journée. En sirotant votre breuvage préféré, découvrez des astuces inédites pour rendre vos 9@5 productifs et stimulants.


RHÉVEIL-MATIN. Réduction du taux de roulement de 67%, baisse de l’absentéisme de 40%, bond de 20% de la conciliation entre vie personnelle et professionnelle… les retombées de la semaine de 32 heures sont multiples pour l’agence de marketing Canidé d’après des chiffres consultés en primeur par Les Affaires. Une rigoureuse révision de ses processus a toutefois été nécessaire, surtout en matière de réunion d’équipe.

Pendant près d’un an et demi donc, l’entreprise a «travaillé fort pour travailler moins», résume la présidente-directrice générale de la PME, Rachel Desbiens-Després, préparant ce qui était initialement un projet pilote de trois mois.

Depuis octobre 2022, sa trentaine d’employés croque la semaine de quatre jours à pleines dents. Afin de demeurer aux aguets et répondre aux urgences de ses clients, à raison d’une à deux fois par année, l’un d’entre eux assure une veille d’une boîte de courriels toutes les demi-heures, explique Rachel Desbiens-Després.

La formule adoptée n’a pas été laissée au hasard, soutient la dirigeante. Pour les agences, «le vendredi est généralement plus tranquille. On ne part jamais par exemple de campagne cette journée-là, puisque la fin de semaine arrive. Ça fonctionnait donc bien avec la nature de notre entreprise.»

C’est notamment pourquoi Canidé a vite écarté la possibilité que les membres de son équipe s’absentent à différents moments de la semaine pour assurer une prestation de service du lundi au vendredi. Sans compter que ça facilite la collaboration entre les départements de l’organisation.

Et c’est en grande partie grâce à une meilleure gestion des réunions.

 

Un lot de défis

En effet, le nouvel horaire a forcé l’organisation à gagner en productivité pour pallier la diminution «d’heures flottantes», à revoir ses pratiques, à mieux cerner ses priorités et à optimiser les rencontres. «Jeudi 17 h ça arrive rapidement», glisse la présidente.

L’entreprise s’est mise au défi de réduire le temps passé en réunion de 20% en étant plus efficace. Pour ce faire, chaque invitation à une réunion précise quel est son objectif, quels sont les préparatifs nécessaires, et quel sera le rôle des convives. «Si tout le monde est prêt dès la première minute de la rencontre, on économise du temps», confirme Rachel Desbiens-Després.

De plus, tous les participants peuvent s’éclipser s’ils estiment que leur présence n’est plus essentielle.

Cela ne signifie pas pour autant que les réunions sont à proscrire à tout prix, nuance la patronne. «Peut-être que cette heure sera mieux rentabilisée en la passant dans un appel. Il faut voir comment les échanges peuvent permettre la collaboration, et non forcer le travail en silos pour parvenir à cocher l’ensemble de notre liste de tâches.»

Le chemin pour trouver ce juste équilibre n’a pas été de tout repos, et une période d’adaptation a été nécessaire pour changer les habitudes bien ancrées malgré toute la préparation, reconnait Rachel Desbiens-Després: «Le vivre a été un bel exercice de vulnérabilité. C’est pourquoi il faut demeurer dans l’ouverture, voire reconnaitre quand les choses sont difficiles.»

Un an plus tard, force est de constater que non seulement les employés se sentent plus créatifs et novateurs, mais les revenus par heures facturées ont aussi augmenté. «On travaille mieux», confirme la patronne.

 

Des résultats concluants

Dans une industrie où le taux de roulement des talents est «préoccupant», la dirigeante n’est pas peu fière de constater que la semaine de quatre jours a «drastiquement» réduit le leur en un an.

Les raisons qui expliquent les départs qu’elle a néanmoins enregistrés ont-elles aussi évoluées: les employés ne démissionnent plus pour changer d’agence ou aller travailler directement avec un client, mais bien pour accomplir des projets personnels tels un voyage de plusieurs mois ou un retour au bercail.

Dans les entrevues de départ, «la question [sur le nouvel horaire de travail] a été posée de manière très frontale, on leur a demandé s’ils aimaient ça, ou s’ils voulaient revenir en arrière, et on a même pas le temps de finir que les gens nous disent que non», raconte-t-elle.

Toutefois, la semaine de quatre jours n’est pas la panacée aux maux des entreprises, prévient-elle. «Ça doit venir avec une organisation solide. La fondation va être mise à rude épreuve lors d'un changement aussi profond.»

Chez Canidé, le score de satisfaction au travail du personnel a bondi depuis son implantation, passant de 8,4/10 à 9,3/10. «La semaine de quatre jours, c’était la prochaine étape pour mettre le bien-être des employés au cœur de nos réflexions, car on a la ferme conviction qu’un talent heureux est davantage engagé et productif.»

 

Inspirer le reste de la communauté d’affaires

Forte de son expérience, la dirigeante souhaite inspirer d’autres organisations à lui emboiter le pas.

Déjà, son travail d’évangélisation a commencé auprès de ses clients avec qui Canidé a étroitement collaboré pour s’assurer que la prestation de service était à la hauteur de leurs attentes.

«Il y avait une pointe d’envie qui se dessinait, a constaté Rachel Desbiens-Després. Certains clients nous ont même demandé de venir parler [de notre transition] avec leur conseil d’administration si on avait le temps.»

Le sérieux de sa démarche et les données qu’elle a collectées tout au long de la dernière année lui permettent d’après elle de servir d’étude de cas aux entreprises qui envisagent de se mouiller afin de contribuer au bien-être de ses employés.

«Aujourd’hui, l’humain est important, on a besoin de revoir nos façons de travailler. On peut être bienveillant et profitable», martèle la dirigeante.

 

 

Télétravailler ou ne pas télétravailler, telle est la question qui cause des émois dans bien des entreprises en cette rentrée 2023.

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