La quantité de données que les entreprises accumulent peut doubler en moins de cinq ans. Plusieurs équipes TI se retrouvent donc confrontées à des enjeux de coûts et de sécurité liés à ces données. Stéphane St-Pierre, vice-président, groupe solution technologique et André Vinette, architecte de solutions, chez ITI, vous proposent quelques bonnes pratiques à adopter en matière de stockage.
Dresser un bilan de la situation actuelle
La gestion optimale de vos données doit débuter de la même façon que toute autre décision stratégique prise par votre organisation : par une introspection. « Outre la gestion de cette croissance exponentielle, plusieurs autres volets — dont la sécurité, la réputation de l’entreprise, l’optimisation des coûts et l’amélioration de la productivité — doivent être évalués », explique Stéphane St-Pierre.
Alors, où en êtes-vous actuellement dans la gestion de vos données ?
Pour André Vinette, il est important que l’équipe TI communique clairement les objectifs et les enjeux à la haute direction de l’entreprise. « Assurez-vous que tous les joueurs impliqués soient sur la même page. Il doit y avoir une concertation ou un atelier d’équipe pour arrimer leurs attentes et veiller à planifier adéquatement la gestion et la protection des données », affirme-t-il.
Une réflexion en amont au sein des équipes est donc encouragée. « Vouloir gérer l’ensemble de vos données sans les classifier au préalable est un coup d’épée dans l’eau », ajoute Stéphane St-Pierre.
Catégoriser les données accumulées
Pour les deux experts, un constat s’impose : les données n’ont pas toutes la même valeur. Il faut donc identifier le niveau d’importance propre à chacune. « Il n’est pas approprié d’appliquer les mêmes règles à l’ensemble de vos données. Cette façon de faire est non seulement dispendieuse, mais les exigences qui en découlent sont difficiles à rencontrer pour n’importe quel type d’entreprise », observe André Vinette.
Une bonne pratique à adopter en matière de stockage est donc de bien connaître les données accumulées. Il faut ensuite les classifier de façon à pouvoir les gérer en fonction de leur importance. Et vos données structurées peuvent être gérées d’une façon différente de vos données non structurées, qui sont souvent les plus volumineuses et en forte croissance.
Une entreprise qui choisit d’héberger l’ensemble de ses données dans un service infonuagique de type « premium » paie le prix fort pour cette façon de faire. « Peut-être que seulement 10 % de ces données méritent ce niveau de service et que des économies peuvent être réalisées en choisissant une option de stockage moins dispendieuse pour 90 % des données restantes », nuance ainsi Stéphane St-Pierre.
Chaque option entraîne un coût basé sur la performance et sur le niveau de service exigé : à chaque type de données, on associe une façon de faire. « C’est cette classification qui dicte la politique de rétention à adopter, le choix d’équipement à utiliser et qui influence la décision quant aux coûts à assumer », ajoute-t-il.
Réduire les risques liés à la sécurité
Cette explosion de data représente évidemment un risque au chapitre de la sécurité : une fuite de données engage la responsabilité légale et la réputation de l’entreprise. L’actualité des dernières années démontre l’urgence de ne pas sous-estimer les entités mal intentionnées.
« Il existe des normes, des règles et des protocoles à respecter pour assurer une gestion sécuritaire et optimale des données », explique Stéphane St-Pierre. Puisqu’elles ne sont pas toutes de valeur égale, certaines méritent donc des politiques de gouvernance différentes.
Par exemple, certaines données doivent être effacées au bout de sept ans. « Êtes-vous en mesure de confirmer l’effacement de celles-ci au moment opportun ? » questionne Stéphane St-Pierre. D’autres renseignements confidentiels méritent un traitement privilégié. « Dans l’industrie de la santé, les établissements doivent conserver et assurer la confidentialité de certaines données de leurs patients pour une durée de 25 ans après le décès », renchérit André Vinette.
« On fait parfois face à l’obsolescence de la technologie : rappelez-vous la disquette de 5,25 pouces », ajoute-t-il. Pour éviter de voir la qualité de la donnée se dégrader au fil des années, le gestionnaire TI doit s’assurer que le médium de stockage évolue au même rythme que l’obligation qui découle de la préservation des données. De nos jours, le stockage infonuagique permet aux entreprises de ne pas tester les limites de leur système.
Tirer profit des données
La forte croissance des données que génèrent les entreprises peut devenir un levier de compétitivité. « Bien organiser vos données pour en tirer profit est un investissement pour l’avenir de l’entreprise », affirme Stéphane St-Pierre. Il ne suffit pas de seulement les compiler : encore faut-il pouvoir les transformer en une analyse utile à la prise de décision.
Par exemple, les métadonnées peuvent vous aider à comprendre le comportement de vos clients. Elles peuvent contribuer à améliorer vos campagnes de marketing ou l’ensemble de vos processus internes. En transformant ces données brutes en informations d’affaires pertinentes, vous vous doterez d’un avantage concurrentiel : être plus agile que vos concurrents.
L’accompagnement d’une firme spécialisée en TI peut vous permettre de réduire les coûts liés au stockage en vous permettant une catégorisation optimale de vos données. « Un retour sur votre investissement est effectivement envisageable au fil du temps » conclut Stéphane St-Pierre. Et c’est dans la gestion des risques et dans la protection de la réputation de l’entreprise que vous y trouverez rapidement votre compte.
