Les organisations doivent aussi se doter de politiques pour se prémunir, notamment d'un code d'éthique (ou de déontologie) suffisamment pratique pour être applicable. En plus de signer une attestation dans laquelle les salariés et administrateurs s'engagent à respecter ce code de déontologie, l'entreprise peut les inviter à remplir chaque année une déclaration d'intérêts en vue de prévenir ce type de situation.

Et pour faire en sorte que les questions d'éthique soient prises en compte régulièrement, le président du conseil a lui aussi un rôle à jouer en entretenant une relation avec chaque administrateur, lors d'un déjeuner annuel par exemple. « C'est une bonne occasion de renforcer le message du code d'éthique et de rappeler qu'il ne doit pas hésiter à soulever la question si nécessaire », précise Michel Lamontagne.

Le conseil peut également prendre l'habitude d'étudier un cas pratique d'éthique, au moins une fois par année, afin d'améliorer ses réflexes dans le domaine.

Dans le cas où des salariés seraient témoins d'une fraude en interne ou d'une dérogation à l'éthique, des entreprises comme Desjardins ont mis en place une ligne téléphonique. Celle-ci est gérée par une firme indépendante et leur permet de signaler tout incident de manière anonyme. L'organisation peut également organiser une rencontre avec des juristes afin de rappeler aux administrateurs leurs obligations légales, les règles ainsi que le rôle de l'assurance responsabilité de l'entreprise.

Le défi de la zone grise

Le principal défi reste souvent la zone grise, c'est-à-dire lorsqu'il existe une apparence de conflit d'intérêts sans que celui-ci ait été déclaré. « C'est là que les administrateurs doivent avoir les valeurs et le courage de poser les bonnes questions », estime M. Lamontagne.

Car si ces derniers, souvent choisis au regard de leur réseau d'affaires, possèdent chacun certains intérêts, l'important est de les divulguer de manière transparente et en amont, afin que le CA puisse prendre les mesures nécessaires de retrait. « Lorsqu'on se rend compte qu'un dossier a été présenté devant un administrateur qui avait un intérêt, il est trop tard », rappelle Anne-Marie Poitras.

Elle souligne par ailleurs que l'éthique va bien au-delà du seul principe de légalité : « Ce n'est pas parce qu'une pratique est légale, comme l'évitement fiscal par exemple, qu'elle est éthique ! L'éthique est une question de valeurs, d'honnêteté, de respect, d'intégrité... »

Pour cela, les organisations doivent développer leur capacité de réfléchir au-delà du code, notamment par rapport à leurs valeurs.

Gouvernance

Série 1 de 5. Comment les conseils d'administration peuvent-ils se préparer à trouver des solutions aux principaux enjeux de gouvernance? Voici des conseils et des exemples de bonnes pratiques au sein des CA.

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