MAUDITE JOB! est une rubrique où Olivier Schmouker répond à vos interrogations les plus croustillantes [et les plus pertinentes] sur le monde de l’entreprise moderne… et, bien sûr, de ses travers. Un rendez-vous à lire les mardis et les jeudis. Vous avez envie de participer? Envoyez-nous votre question à mauditejob@groupecontex.ca

Q. – «J’ai beau travailler avec soin les listes de tâches que je me fais pour la semaine, je n’arrive jamais à boucler à temps tout ce qui doit l’être. C’est désespérant. Y a-t-il un truc magique que je n’ai pas encore utilisé pour concocter une liste de tâches réaliste? Ou même une méthode plus efficace que les listes de tâches?» – Jolyane

R. – Chère Jolyane, ne vous inquiétez pas si vous avez du mal avec la méthode des listes de tâches (to-do lists, en anglais), car celle-ci présente des écueils qui lui sont inhérents. Cinq très exactement, selon le coach Daniel Markovitz:

– Lorsqu’on fait une liste, on est aisément submergé par le nombre de choses à faire et il devient complexe de faire des choix judicieux parmi celles-ci.

– Vous comme moi, nous sommes naturellement attirés par les tâches simples à accomplir, lesquelles ne sont pas nécessairement les plus pertinentes.

– Nous sommes rarement attirés par des tâches importantes, mais non urgentes, comme consacrer du temps à l’apprentissage.

– Lorsque nous dressons une liste, nous ne tenons pas vraiment compte du temps que celles-ci vont réellement nous prendre pour les mener à bien. Pourtant, cette mise en contexte devrait être un impératif pour que la liste finale soit réaliste.

– La liste ne tient pas compte de notre niveau d’engagement envers les différentes tâches ainsi répertoriées. Là aussi, ce manque nuit au réalisme de la liste finale.

Marc Zao-Sanders est PDG et cofondateur de Filtered, une start-up qui a mis au point un algorithme d’apprentissage. Avec son équipe, il a évalué une centaine de trucs visant à «hacker» la productivité au travail, c’est-à-dire qui permettent de se sentir plus efficace que jamais dans son quotidien au travail.

Résultat? Le meilleur truc est le timeboxing, soit la gestion par blocs de temps, qui est inspirée de la méthode de gestion de projet dite «agile».

L’idée est d’allouer une période de temps fixe à la réalisation complète d’une tâche, et de s’y tenir, coûte que coûte. Pour ce faire, il suffit de considérer une tâche importante, de prendre votre agenda et d’y insérer cette tâche dans un bloc de temps déterminé, qui vous semble réaliste. Et ainsi de suite pour vos autres tâches, jusqu’à ce que la semaine soit remplie.

Par la suite, le point crucial est de ne pas déborder du bloc de temps en question. En aucun cas. Même si vous avez conscience que la tâche a été menée à 90% et qu’en prenant un peu plus de temps, vous arriveriez au 100%. Car c’est ce genre de réflexe, que nous avons tous, qui fait que nous n’arrivons jamais à accomplir tout ce que nous voulons faire.

«L’intention derrière le timeboxing est d’améliorer la concentration et la motivation, en réduisant le potentiel de procrastination de la tâche en question: on s’y attaque d’emblée, car on sait que notre temps est limité», explique Francesca Gino, professeure d’administration des affaires à la Harvard Business School, dans un récent billet publié sur LinkedIn.

Autrement dit, le «sentiment d’urgence» naît du timeboxing, et celui-ci est un «élément clé de la productivité». Francesca Gino a elle-même expérimenté ce truc pendant plusieurs semaines, et depuis elle a laissé tomber ses listes de tâches au profit du timeboxing.

Voilà, Jolyane. Je vous invite donc à essayer le timeboxing pour vos prochaines semaines de travail. Celui-ci devrait vous permettre de ne plus avoir la sensation de courir après le temps, avec le sentiment perpétuel que vous n’y arriverez jamais.