Vos invités ne devraient pas se demander quel était le but de votre rencontre en la quittant..(Photo: 123FR)

RHéveil-matin est une rubrique quotidienne où l'on présente aux gestionnaires et à leurs employés des solutions inspirantes pour bien commencer leur journée. En sirotant votre breuvage préféré, découvrez des astuces inédites pour rendre vos 9@5 productifs et stimulants.

RHÉVEIL-MATIN. En vous déconnectant de votre dernier appel en vidéoconférence, avez-vous poussé un énième soupir de découragement, vous demandant pourquoi on vous y avait convoqué? Si ce problème n’est pas propre au télétravail, il semble s’être accentué, alors que les rencontres journalières, «touch-point», «quickies», «one on one» et autres synonymes s’accumulent à l’horaire…

Que vous soyez depuis peu à la tête d’une équipe ou à la barre depuis bien longtemps déjà, voici quelques éléments clés cernés par le Wall Street Journal qui vous serviront à organiser des réunions essentielles:

Ayez un objectif clair

Lorsque vous préparez votre invitation, définissez vos attentes: est-ce que vous souhaitez que des connaissances soient partagées, qu’en émergent de nouvelles idées, qu’une décision importante soit prise ou encore que tous les participants soient sur la même longueur d’onde?

Malheureusement, nombreux sont les gestionnaires qui misent uniquement sur la dernière, convoquant du même coup trop de convives, ce qui ne leur permet pas réellement d’atteindre l’objectif escompté, observe Rita J. King, vice-présidente directrice de Science House, une société de consultants qui aide leurs clients à gagner en efficacité.

«Si vos convives sont surtout passifs lors d’une rencontre, c’est un échec», indique carrément Frank Weishaupt, chef de la direction du spécialiste de la vidéoconférence Owl Labs. Le genre d’information qui y est échangé peut bien souvent être relayé par courriels, ou dans un tableur comme Excel.

Élaguez votre liste d’invités

Rita J. King vous suggère de multiplier les rencontres en petits groupes ce qui vous permettra de couvrir des points plus spécifiques.

Lorsque vous avez besoin de tâter le pouls sur l’évolution d’un dossier, vous devriez prendre le temps de mener de fréquentes discussions en petit nombre, surtout si vous avez tissé un lien de confiance avec votre équipe afin qu'ils soient plus honnêtes. Ainsi, elle recommande de dire adieu aux «stand-up meetings», ces réunions auxquelles les participants doivent rester debout, pour que leur inconfort accélère la tenue de l’entretien.

À (re)lire: Moins de réunions, plus de capsules

Menez la rencontre par l’exemple

Un gestionnaire devrait mettre en place et faire respecter une (n)étiquette lors de ses réunions, afin d’en assurer le bon déroulement. En prêchant par l’exemple, cette personne doit modérer les échanges, et y participer activement selon le vice-président chez Microsoft, Jared Spataro de Microsoft 365.

Et si ce n’est pas votre tasse de thé, votre employeur devrait vous encourager à suivre une formation afin de prendre les commandes des rencontres, une faculté clé surtout lorsque celles-ci se tiendront en mode hybride.

Ne négligez pas les discussions informelles

Nous ne le répéterons jamais assez, la plus grande faiblesse du télétravail, c’est le manque de contact humain. Dans vos vidéoconférences d’équipe, ça se traduit par ces discussions informelles entre les convives avant de rentrer dans le vif du sujet. Pourquoi ne pas tenter de reproduire ce petit rituel, en encourageant vos collègues à se connecter quelques minutes avant le début de la rencontre afin d’échanger, suggère Mark Curtis, directeur du département de leadership chez Accenture Interractive.

Bien qu’on puisse y voir là une perte de précieuses minutes de travail, ce dernier estime plutôt qu’elles vous permettront de gagner en efficacité in fine, car elles faciliteront le partage d’idées, puisque le muscle de jasette des gens sera déjà réchauffé.

Révisez votre utilisation des outils de vidéoconférence

La personne qui dirige une réunion doit s’assurer que tous les participants ont l’occasion d’y collaborer équitablement, qu’ils soient à distance ou en présentiel, timides ou extravertis.

Rappropriez-vous la section clavardage de vos appels vidéo pour poser des questions, mener des sondages, et partager des opinions, suggère Rita J. King. Ainsi, tous peuvent contribuer, sans alourdir la discussion. L’hôte de la rencontre pourra ensuite en faire le résumé.

Comment jongler entre vos ambitions, et celles des autres actionnaires? En août 2020, pas moins de 15000 dirigeants de PME laissaient entendre qu'ils comptaient céder les reines de leur entreprise d'ici la fin de 2021.