La clause de premier refus permet d’égaler une offre concurrente sur un espace convoité. Elle s’avère importante pour les locataires qui désirent plus d’espace. (Photo: 123RF)

IMMOBILIER COMMERCIAL. Plusieurs entreprises ont diminué la taille de leurs bureaux pendant la pandémie en réaction à l’arrivée du télétravail. Certaines se retrouvent cependant un peu à l’étroit après une acquisition et doivent donc réagrandir leurs espaces de travail rapidement.

Une entreprise qui doit ajouter 15, 30 ou 50 travailleurs, même à temps partiel, peut se sentir coincée dans ses locaux. L’arrivée subite de nouveaux employés nécessitera de l’espace supplémentaire.

«C’est un problème qui n’est jamais simple à résoudre, confie le vice-président et directeur général, bureaux et industriel, à Montréal, pour la firme JLL, François Létourneau. Tout va dépendre du travail qui aura été fait en amont dans le bail.»

Premier refus

Les propriétaires limitent habituellement le plus possible la flexibilité des locataires pour rester maîtres de leurs édifices, ajoute-t-il. Le marché a toutefois beaucoup changé depuis la pandémie, et les locateurs font preuve, désormais, d’une plus grande ouverture.

«La clause à inclure sera celle du droit de premier refus, explique Mathieu Turnier, associé principal et courtier immobilier commercial chez Colliers. Lorsqu’on s’installe quelque part, il est toujours prudent de vérifier qu’il est possible de se faire accommoder en cas de croissance.»La clause de premier refus permet d’égaler une offre concurrente sur un espace convoité, précise-t-il. Évidemment, encore faut-il que les bureaux désirés soient pratiques, donc pas quelques étages plus bas.

«Si on loue à de grands propriétaires, il sera peut-être possible de déménager dans un autre de ses édifices, indique Mathieu Turnier. Les propriétaires sont normalement assez ouverts si on ajoute de la superficie.»Si le bail ne contient pas cette clause, la seule option restante pourrait être de devoir «agrandir par en dedans»:espaces de travail plus petits, transformation de salles de réunion en bureaux, réduction de jours de présence au bureau, etc. Mais c’est habituellement une solution qui fait grincer des dents les gestionnaires d’entreprise.

Annulation ou réduction

À l’inverse, l’entreprise pourrait avoir à se débarrasser des locaux de l’entreprise acquise ou fusionnée. Dans ce cas, mieux vaudra avoir une clause d’annulation ou une option de réduction de l’espace. Sinon, il faudra se tourner vers la sous-location. «Ce n’est pas l’idéal parce que vous restez responsable de l’espace, vous allez gérer les demandes et vous toucherez moins en loyer du sous-locataire que ce que vous payez vous-même, soutient Mathieu Turnier. Si le sous-locataire fait faillite, vous vous retrouverez au point de départ et devrez payer le loyer.»

Le marché a beaucoup évolué au cours des deux dernières années. Le haut taux d’inoccupation des immeubles de bureaux partout en province a forcé les propriétaires à être plus conciliants.

D’un autre côté, souligne François Létourneau, l’incertitude créée par la pandémie et la pénurie de maind’oeuvre ont changé la manière de penser des entreprises en matière de location d’espaces. Les baux de dix ans sont désormais l’exception.

«Dans le marché actuel, un bail de sept ans est pas mal le maximum pour un locataire, révèle-t-il. D’ici quatre ans, le bail de cinq ans sera fort probablement la norme. Il devient donc plus simple pour les entreprises, avec un terme plus court, de faire de la planification.» Les propriétaires en ont conscience et modifient leurs édifices en conséquence, poursuit-il. Ils incorporent de plus en plus des «espaces flexibles», des aires communes à tous les locataires où ils peuvent, par exemple, recevoir des clients et tenir des réunions.

Cela permet d’accommoder les locataires lors des heures de forte occupation de leurs propres locaux sans qu’ils aient à chercher un espace supplémentaire, note François Létourneau. Les locateurs sont prêts à dépenser plusieurs millions de dollars dans ce type d’espace plug and play sans nécessairement avoir de locataire potentiel.

«Avec des baux de un an, deux ans, trois ans ou cinq ans, ça change le modèle de location pour du court terme, avance-t-il. Il faut se démarquer davantage pour attirer et conserver ses locataires.»