De plus en plus d'entreprises voient des avantages à confier leur service de paie à un tiers. Et la tendance ne fait qu'augmenter. D'ici 2017, la firme PricewaterhouseCoopers (PwC) prévoit une croissance de 5,5 % du marché de l'impartition de la paie, ce qui mènerait à près de 30 % la proportion d'entreprises, toutes catégories confondues, qui ont recours à des services externes.
Les avantages de sous-traiter la gestion de la paie sont nombreux, à commencer par le haut coefficient de risques que présente le fait de gérer sa paie à l'interne par rapport au peu de valeur que cela apporte à l'entreprise.
«La plupart des entrepreneurs perçoivent la gestion de la paie comme une tâche administrative peu risquée et qu'ils peuvent faire eux-mêmes à l'interne, mais c'est complètement faux», croit John Paul Moutinho, directeur commerce et gestion du service de paie à la Banque Nationale. Compte tenu de toutes les règles - 190 lois touchent la paie, dont 30 sont propres au Québec - et expertises nécessaires, c'est une tâche très complexe qui compte peu de valeur ajoutée et beaucoup de risques d'affaires, assure-t-il.
Le risque le plus redouté des entreprises est celui de ne pas faire ses remises gouvernementales à temps, croit Denis Lesieur, président d'Algo Paie, une entreprise québécoise qui offre des solutions de paie. «Les pénalités sur les remises peuvent tuer une entreprise ! Elles peuvent être autour de 15 %, plus les taux d'intérêt journaliers. Avec 10 000 $ de remises en retard, c'est 1 500 $ de pénalités en partant !»
Éviter les tentations
Mais l'aspect financier n'est pas le seul argument en faveur de la sous-traitance. «De plus en plus de CA exigent que la paie soit gérée à l'externe pour éviter qu'une seule personne dans l'entreprise ait le contrôle de ce service. Cela permet de prévenir la fraude», croit Denis Lesieur.
Directeur des ventes, comptes majeurs, chez ADP Canada, Yann Besançon constate que ses clients désirent permettre à leur service de ressources humaines de diminuer le temps alloué aux tâches administratives répétitives liées à la paie, de façon à se concentrer sur la stratégie. «Les services de RH sont plus petits, donc on leur demande d'être plus stratégiques», dit-il.
Ce besoin se reflète dans une tendance à impartir de plus en plus d'aspects des ressources humaines, pas seulement la paie. Parmi les options populaires : la gestion du temps et des présences - qui peut constituer 80 % du temps de préparation de la paie - et la gestion du capital humain, qui va de la dotation à la planification de la relève, en passant par l'attribution des postes.
Le fait que tous ces aspects de la gestion des RH soient intégrés en un seul logiciel plaît aussi aux gestionnaires, selon Yann Besançon. «Selon PwC, les entreprises paient jusqu'à 200 $ par employé, parce que leurs différentes interfaces - paie, heures, etc. - ne sont pas intégrées», dit-il.
Cette tendance se retrouve aussi du côté des services bancaires aux entreprises. À la Banque Nationale, on a pris acte des résultats d'un sondage Léger Marketing, selon lequel les plus grandes préoccupations des entreprises concernaient la gestion des ressources humaines. On a donc élargi l'offre des RH pour permettre aux PME d'offrir plus d'avantages sociaux à leurs employés. «On permet ainsi à nos clients d'offrir à leur personnel les mêmes avantages que de grandes entreprises, et de rester concurrentiels pour ce qui est du recrutement et de la rétention», explique Jean- Benoît Grégoire, directeur principal, marché PME, pour les solutions entreprises et internationales à la Banque Nationale.
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Impartir un peu, beaucoup, à l'infini
Différentes solutions s'offrent aux entreprises pour gérer la paie. Elles vont de l'achat de logiciels exploités à l'interne à une impartition totale de la paie, en passant par une solution hybride comme celle que propose Algo Paie. «Nous offrons les deux, le logiciel et le service de soutien administratif», explique Denis Lesieur, d'Algo Paie. Entre les deux, les clients peuvent décider de céder au sous-traitant plus ou moins de responsabilités.
Les avantages de conserver certaines tâches à l'interne, comme la gestion des données, par exemple, ne sont toutefois pas exempts de responsabilités. «Une des préoccupations de nos clients est la protection de leurs données, explique Yann Besançon, d'ADP. C'est notre spécialité. Nous investissons des millions de dollars dans la sécurité des données», dit-il.
En cas de panne, les données de paie sont donc sécurisées. Par contre, l'hébergement des données à l'extérieur de l'entreprise comporte certains risques, croit pour sa part Denis Lesieur : «Il nous est arrivé de recevoir des clients qui avaient de la difficulté à récupérer des données hébergées chez leur ancien sous-traitant», dit-il.
87 % des entreprises qui utilisent un service de paie au Canada sont des entreprises comprenant de 1 à 20 employés, selon l'Association canadienne de la paie.
24 % du marché canadien, toutes catégories confondues, impartit les paies, selon Gartner.
