(Photo: courtoisie)

RÉUNIONS ET CONGRÈS. Lorsque les revenus générés par un rendez-vous annuel représentent 50 %, 70 %, voire 90 % du budget d'exploitation d'une organisation, annuler ou reporter l'événement n'est pas une avenue envisageable. Ce qui a motivé plusieurs organisations à opter pour une formule virtuelle.

En plus d'alléger plusieurs aspects logistiques, cette formule augmente les possibilités de joindre des participants qui n'auraient pas pu se déplacer. «Pourvu que l'organisation respecte les règles d'or du virtuel», avertit Philippe Dupont, directeur des ventes et du développement des affaires d'Encore Canada, fournisseur officiel en technologies événementielles et audiovisuelles du Centre des congrès de Québec.

Quelles sont ces règles ?

• Réduire le temps des interventions. «Une conférence, un atelier ou une discussion entre panélistes ne devrait pas durer plus de 60 minutes en continu», affirme-t-il.
• Penser interactivité. «Déjà qu'il est difficile de garder l'attention des gens en personne ! Prévoyez des outils immersifs, par exemple un vote électronique affiché en mode réel.»
• Prévoir plusieurs pauses. «Multipliez les temps d'arrêt entre les présentations, dont une pause d'au moins 90 minutes pour l'heure du lunch.»
• Chausser les souliers des participants. «En préparant les contenus, placez-vous dans la peau des gens qui seront devant leur écran.»
• Faire appel à des animateurs professionnels. «Cet investissement essentiel réduira les temps morts et favorisera une meilleure fluidité de vos présentations.»

Ils ont osé l'événement virtuel

Quelques organisations ont osé la formule 100 % virtuelle. C'est le cas de la Société d'agriculture de Saint-Hyacinthe (SASH), qui a présenté cet été deux de ses événements majeurs sur le Web. «Plus de 17 000 visiteurs ont participé à la toute première édition virtuelle de l'Expo agricole de Saint-Hyacinthe, présentée du 16 au 25 juillet dernier», signale Gaston Doré, directeur des communications et de la commercialisation de la SASH.

«C'est ce que prévoyait l'organisation, soit environ 10 % du nombre de visiteurs que reçoit généralement l'événement», mentionne-t-il. Plus de 1000 autres visiteurs ont également consulté les capsules et les vidéos de l'Expo agricole, qui sont toujours accessibles. Présenté à la fin août, l'événement Expo-Champs, qui s'adresse principalement aux agriculteurs, a lui aussi adopté une forme virtuelle. Près de 3000 visiteurs ont navigué sur le site consacré à l'événement, soit 17 % de la fréquentation habituelle.

Gala et boîte à lunch

L'équipe de la Fondation Centre Philou ne voulait pas rater l'occasion de souligner le 15e gala anniversaire de son organisme. Malgré plusieurs sceptiques, la Fondation a présenté un gala virtuel le 14 août dernier. «Plusieurs avaient prédit que l'on ne récolterait pas plus de 25 000 $. Nous avons atteint 145 000 $», soutient fièrement la fondatrice, Diane Chênevert.

La Fondation s'attendait à vendre 100 boîtes à lunch gourmet - un repas quatre services pour deux et une bouteille de vin - à 500 $ chacune. «En moins de deux semaines, nous en avons vendu 140, dont 85 en formule VIP à 600 $», dit Diane Chênevert en précisant que la présentation virtuelle du gala a duré 50 minutes au total. Préparées par l'équipe traiteur de l'hôtel Fairmont Le Reine Elizabeth, les boîtes ont été livrées la veille de l'événement chez les participants.

Des technos pour rassembler

Dès le début du confinement, en mars, plusieurs entreprises du secteur événementiel sont passées en mode COVID-19, dont Connect&Go.

Reconnue pour ses quelque 11 millions de bracelets utilisés lors d'événements de grande envergure tels le Superbowl, les Jeux olympiques et les courses de F1, l'entreprise d'Outremont a concocté le «SafeBand». «Ce nouveau bracelet a la particularité de vibrer pour avertir les utilisateurs de respecter la distanciation physique», explique Dominic Gagnon, président fondateur de Connect&Go. En plus des fonctionnalités liées à la crise, le SafeBand peut être équipé d'un contrôle d'accès et d'une application permettant le paiement sans contact. Jusqu'à présent, le produit est très populaire auprès des entreprises industrielles et commerciales qui souhaitent sécuriser leur personnel, dit Dominic Gagnon.

Afin d'aider les organisations à diffuser un contenu stimulant, l'entreprise Reflex Interactions propose quant à elle une toute nouvelle plateforme de diffusion interactive qui permet de rassembler de grands auditoires. «Jusqu'à maintenant, seuls les grands studios de production pouvaient offrir un tel produit. Grâce à notre technologie, les organisateurs d'événements peuvent désormais bénéficier d'un studio à même leur ordinateur à prix très abordable», soutient Olivier Caron, directeur du développement de Reflex. Développée au coût de 5 M $, cette nouvelle technologie compte déjà des dizaines de clients qui comptent l'utiliser dès cet automne, ajoute-t-il.