Adopter un nouveau logiciel devrait se résumer à choisir le bon, puis à l’installer. Mais ce n’est jamais aussi simple, comme pourront en témoigner tous ceux qui ont déjà géré l’implantation d’un logiciel.

La composante humaine joue un rôle déterminant dans le succès ou l’échec d’une telle opération. Trois facteurs clés doivent être pris en considération pour assurer le succès durable de l’implantation d’un logiciel de gestion :

1. La réticence au changement ;

2. La motivation des principaux acteurs de l’implantation ;

3. La disponibilité des personnes clés.

La réticence au changement

« On a toujours fait ça comme ça, pourquoi faudrait-il changer ? » Cette réaction est classique et normale : l’implantation d’un logiciel de gestion de projets et de facturation aura un impact notable sur le mode de fonctionnement de votre PME. Les employés devront changer leurs habitudes et respecter de nouvelles règles.

Les réactions possibles sont multiples :

- Certains employés pourront craindre une surcharge de travail, parce qu’ils devront remplir assidument leurs feuilles de temps et leurs comptes de dépenses ;

- L’idée que le nouveau système donnera plus de contrôle à l’employeur sur l’utilisation du temps peut en inquiéter plusieurs ;

- La mise en place d’un système de gestion peut être perçue comme un manque de confiance des patrons envers les employés.

Évidemment, le changement aura ses défenseurs, souvent du côté de la direction. Les gestionnaires verront le nouveau logiciel comme une innovation qui permettra de gagner du temps, de standardiser la saisie de l’information, d’améliorer le processus de facturation et de gérer de façon optimale les projets.

« Pour surmonter la réticence au changement, il est essentiel de prendre le pouls de l’équipe avant l’implantation, explique Patrick Vidal, vice-président, Ventes et marketing, d’Abak Software. La clé, c’est la communication : il faut expliquer les changements à venir et en démontrer les raisons. »

Pour réussir votre implantation, il faut que les employés sentent qu’ils participent à améliorer la situation actuelle. Réunions et discussions devraient permettre de présenter le nouveau logiciel comme un outil qui simplifie la gestion administrative au quotidien, tout comme la gestion de projets.

La motivation des principaux acteurs de l’implantation

Pour obtenir l’adhésion des employés aux nouvelles méthodes, il faut avant tout que les gestionnaires soient convaincus de leur utilité. L’implantation doit être une source de motivation pour eux.

Le manque de conviction dans le changement est fréquent dans les entreprises de services professionnels de « créatifs », comme ceux des secteurs de la communication, de l’architecture et autres. Pour ces professionnels, il peut être difficile d’être motivés par l’implantation d’un logiciel de gestion de projets.

Avant d’aller de l’avant, assurez-vous que toute votre équipe de gestionnaires partage une même conviction quant à la nécessité d’implanter un logiciel de gestion et endosse la solution choisie.

La disponibilité des personnes clés

La formation est une condition essentielle de la réussite d’une implantation de logiciel de gestion. Il faut que les dirigeants de l’entreprise, du directeur général au responsable des ressources humaines, soient disponibles pour assister à la formation.

Pour éviter le découragement ou simplement s’assurer que les nouvelles connaissances demeurent fraîches à l’esprit des participants, il faut que les séances de formation ne soient pas trop espacées.

Par ailleurs, les personnes clés de l’entreprise doivent aussi être disponibles pour le fournisseur de la solution logicielle, afin de guider le paramétrage du logiciel et faciliter l’organisation de la formation.

Abak Software, partenaire de votre implantation

L’entreprise québécoise Les Logiciels Abak Inc., qui commercialise le logiciel Abak au Québec et à l’international, connaît bien les difficultés liées à l’implantation d’un logiciel de gestion, particulièrement dans le contexte propre aux entreprises de services professionnels.

Son expertise lui permet de faciliter l’adoption de sa solution logicielle, Abak 360, au sein des entreprises qu’elle dessert.

Abak360 centralise les modules de saisies de temps et dépenses, de facturation, de gestion financière de projet, de planification de ressources, et de gestion documentaire sur une seule et même plateforme logicielle, aussi dotée de fonctionnalités mobiles.

Pour en savoir plus, visitez le site d’Abak Software.