Votre entreprise est-elle aussi rentable qu’elle le pourrait ?

De nombreuses entreprises de services professionnels tireraient profit de l’utilisation d’un logiciel de gestion pour gérer le temps de travail des employés et la facturation.

Ce type de logiciel permet de contrôler les coûts et d’aller chercher le maximum de revenus, en facilitant le suivi des projets, du temps et des tâches facturables.

Un logiciel de gestion du temps et facturation contribue à augmenter la rentabilité d’une entreprise de quatre façons principalement. Il permet ainsi :

1. d’abandonner le papier ;

2. de facturer tout ce qui doit être facturé ;

3. d’automatiser la saisie ;

4. d’automatiser la facturation.

En d’autres mots, le logiciel vous permettra d’arrêter de perdre de l’argent en réduisant vos coûts et en vous assurant que toutes les tâches facturables le sont. Un beau programme ? Voici comment ça fonctionne.

Abandonner le papier

Envoyer une facture papier coûte plus cher qu’on ne l’imagine. Additionnez le prix du papier, de l’enveloppe et du timbre au temps que consacre un employé à l’opération et vous serez étonné du coût de l’envoi de factures papier. Lorsque vous envoyez vos factures par courriel, vous n’avez ni papier à imprimer ni timbre à acheter et le client reçoit la facture plus vite.

Facturer tout ce qui doit l’être

Trois situations peuvent mener à la non-facturation d’éléments qui devraient l’être :

1. Éléments facturables non contrôlés : Moins visibles, mais coûteux, ces éléments non contrôlés prennent plusieurs formes. Il peut s’agir, par exemple, du temps passé par le personnel administratif sur le dossier d’un client, du temps qu’un technicien du soutien technique passe à aider un client à trouver une solution ou les dépenses effectuées à cause du client, mais que l’on ne peut facturer, comme la visite d’un technicien ou d’un gestionnaire de compte.

2. Éléments facturables non rapportés : Il arrive souvent que les employés ou les consultant oublient de rapporter certains éléments facturables. Si l’un deux passe 15 minutes au téléphone avec un client pendant un déplacement, est-ce inscrit au dossier ? Le travail effectué le soir, au domicile, apparaît-il sur la feuille de temps ?

3. Éléments facturables non facturés : Même si les dépenses ont été saisies, il est possible qu’elles ne soient pas facturées, que ce soit parce qu’il était tard ou parce qu’on a oublié de le faire.

Dans votre entreprise, pouvez-vous penser à des situations semblables ?

Automatiser la saisie

Excel et Word sont de bons outils, mais ils ne sont pas toujours fiables quand il s’agit de saisir le temps et les dépenses. La création manuelle des factures dans Word, à partir d’Excel, demande beaucoup de temps et s’avère une importante source d’erreurs.

Les clients du logiciel Abak360 consacrent en général deux fois moins de temps à la facturation que lorsqu’ils le faisaient manuellement.

Cette économie de temps se traduit en une augmentation de la productivité et peut permettre de limiter le besoin en personnel administratif supplémentaire.

Automatiser la facturation

Au lieu de créer chaque facture individuellement, pourquoi ne pas automatiser le processus ? Si un logiciel comme Word permet une certaine automatisation, à l’aide de la fonction de fusion et publipostage, il ne propose pas les mêmes économies de temps qu’un logiciel spécialisé.

Le logiciel de facturation Abak360, développé au Québec, représente une solution plus efficace : le temps requis pour émettre les factures est réduit de moitié sinon plus avec Abak360.

Le bénéfice ? Les clients reçoivent leur facture plus rapidement et votre entreprise encaisse l’argent plus vite !

Abak Software, une solution productive pour la facturation

L’entreprise québécoise Les Logiciels Abak Inc., qui commercialise le logiciel Abak360 au Québec et à l’international, aide ses clients à augmenter leur rentabilité en réduisant les inefficacités, les erreurs et les pertes de revenus pour cause de non-facturation.

Abak360 centralise les modules de saisies de temps et dépenses, de facturation, de gestion financière de projet, de planification de ressources, et de gestion documentaire sur une seule et même plateforme logicielle, aussi dotée de fonctionnalités mobiles.

Abak 360 permet d’automatiser la gestion du temps et la facturation.

Pour en savoir plus, visitez le site d’Abak Software: www.abaksoftware.com