L'utilisation et le traitement des datas recèlent de nombreux pièges qu'il n'est pas toujours facile d'éviter. Pour ne pas s'y perdre, mieux vaut se faire aider par une firme spécialisée dans la gestion de données.

«L'un des premiers défis est de faire l'inventaire de ses données», dit le président de Claridion, René Breyel. Selon lui, le plus important est de classer la masse souvent imposante de données et de repérer celles qui ont un intérêt stratégique.

Ce n'est pas une mince tâche, concède Alexandre Lepage, directeur chez Larochelle Groupe Conseil. «On peut avoir plusieurs systèmes sources produisant des données similaires, mais qui les présentent différemment, dit-il. Après une acquisition, on peut aussi se retrouver avec des définitions différentes pour des données dans les systèmes des deux entreprises.» Il faut d'abord valider les données, qui contiennent parfois des erreurs, et produire des définitions communes.

Lorsque vient le moment de déterminer les données qu'on souhaite mettre à profit, on peut faire face à deux types de scénarios bien différents. On peut avoir déjà une idée précise de ce qu'on cherche, et choisir les données en fonction de ce besoin. «Mais on peut aussi aller à la pêche», rappelle Manon Guillemette, codirectrice du Pôle de recherche en intelligence stratégique et multidimensionnelle d'entreprise (PRISME) de l'Université de Sherbrooke.

On peut faire du forage de données (data mining) pour voir ce qu'on pourrait bien apprendre des comportements des clients qui aiderait à augmenter les ventes. «C'est un acte de foi, on ne sait pas d'avance si l'on trouvera des informations dont la valeur rentabilisera la dépense», dit Mme Guillemette.

Un stockage à gérer

Les entreprises conservent des masses de plus en plus importantes de données. C'est là qu'intervient la gestion des infrastructures de centre de données, connue sous l'acronyme DCIM (data center infrastructure management), la spécialité de Claridion.

Des firmes comme celle-là offrent des services pour encadrer la gestion des données. Elles appuient la gestion des inventaires, la lisibilité des données et de l'état des systèmes, en plus de surveiller l'ensemble pour repérer rapidement les problèmes. Leur cadre de gestion permet d'établir clairement les niveaux d'investissement qu'on veut consacrer à la veille stratégique, ainsi que l'accès et l'utilisation des données.

Ces firmes aident aussi à choisir entre les trois principales approches de stockage de données. Selon le type de données et les moyens dont la PME dispose, elle peut opter pour l'hébergement sur des serveurs à l'interne, en colocation (serveurs partagés avec une autre entreprise) ou en infonuagique (serveurs externes gérés par un fournisseur).

On peut très bien combiner ces options. Par exemple, une entreprise pourrait garder ses données les plus délicates sur ses serveurs internes, mais externaliser une grande partie de celles qui sont moins critiques. Cela diminue notamment les frais d'infrastructure et de personnel des TI.

Penser sécurité dès le départ

Les données ont de plus en plus de valeur pour les entreprises comme pour ceux qui prennent un malin plaisir à les dérober. Ce souci peut parfois augmenter en raison de la structure d'un projet de veille stratégique.

«Les données étant centralisées, elles deviennent à la fois plus attrayantes et plus vulnérables», concède Marc-Éric Larocque, associé principal chez Procima Expert.

Le risque n'apparaît pas seulement une fois le projet bien implanté. «Dans la phase de développement, les données se promènent beaucoup, sur toutes sortes de supports comme des clés USB ou des disques durs externes, rappelle-t-il. Il faut s'assurer de bien les protéger et de garder le contrôle sur tout ce qui circule.»

Autre élément incontournable : encadrer rapidement l'accès aux données. Tout le monde n'a pas besoin d'accéder aux salaires de tous les employés, aux chiffres des ventes, ou aux montants des dépenses.

«Le personnel des TI doit garder la responsabilité de la gouvernance et de la maintenance des données, même si leur utilisation se démocratise dans l'entreprise», conclut Ludwig Augiron, directeur BI d'Acceo Solutions, une firme de services-conseils.