(Photo : 123RF)

INDUSTRIE ÉVÉNEMENTIELLE. L'écoresponsabilité n'est pas la seule tendance à prendre de l'importance dans le domaine de l'organisation d'événements en 2020. En voici trois autres à garder en tête pour demeurer à la fine pointe.

Les nouveaux impacts

« Il y a une conscience croissante de l'impact à long terme que nous avons sur le monde », constate Carina Bauer, présidente d'IMEX, groupe qui organise les événements éponymes, qui comptent parmi les plus importants salons dans le secteur des réunions d'affaires. Mme Bauer fait référence à une nouvelle notion importante pour son organisation : celle de l'héritage laissé par les événements. Quand on parle d'héritage, on entend souvent réduction de l'empreinte, notamment écologique, mais rarement d'augmentation des activités positives réalisées. Une différence subtile, incarnée en anglais par les notions de footprint et handprint.

Cette différence est pourtant une tendance émergente. « En ce moment, on travaille avec ceux qui sont en avant de la vague, affirme Jacques Blanchet, cofondateur et associé de l'organisme montréalais #Meet4impact, qui aide les organisations à générer, à mesurer et à communiquer leur impact social. D'ici deux ans, on ne fournira plus à la demande. »

Le principe derrière cette forme d'héritage ? Se servir des compétences et de l'expertise des membres d'un événement pour travailler sur un enjeu local de l'endroit où celui-ci a lieu. Ce qu'a fait le Palais des congrès de Montréal en septembre dernier en organisant deux conférences gratuites ouvertes au public réunissant des experts présents au congrès international d'apiculture Apimondia, qui s'y déroulait au même moment.

Un tel réflexe est à la portée de tous les événements, des plus petits aux plus gros, selon M. Blanchet. Il donne en exemple la possibilité de faire des cliniques juridiques temporaires lors de séminaires d'avocats. « Cela reste dans le coeur du métier de l'événement, et surtout, cela valorise les participants qui utilisent leurs compétences pour le bien de la collectivité locale, explique-t-il. Ce qui agrémente d'ailleurs significativement leur expérience. »

L'ère expérientielle

Parlons-en, d'expérience. « C'est actuellement le mot à la mode, soulève Isabelle Desloges, la directrice générale de JPdL Québec, qui se spécialise depuis plus de 35 ans dans la gestion d'événements d'entreprises et de congrès. Les participants veulent désormais apprendre tout en vivant une expérience authentique. »

Selon un sondage de la firme américaine Social Tables, qui édite un logiciel de planification événementielle, 80 % des organisateurs d'événements déclarent que leur métier nécessite davantage de créer une expérience qu'il y a cinq ans.

Concrètement, « le participant doit se sentir accompagné pour ne pas avoir à réfléchir et juste pour être dans le plaisir de l'événement », résume Luc Normandin, vice-président numérique chez Timecode Lab, une agence expérientielle montréalaise.

« Cela passe par exemple par des lieux qui changent, comme des théâtres, des écoles ou chez des partenaires locaux », ajoute Mme Desloges. On peut aussi penser à des services mobiles tels un bar à smoothie sur un vélo, une station de réalité virtuelle et à de l'innovation sensorielle comme le marketing olfactif. Ou encore en créant un circuit dans le parcours même des participants, qui les invite à découvrir les différents espaces du lieu de l'événement.

Au revoir passivité

Le participant vissé sur sa chaise à regarder défiler les conférenciers est-il une espèce en voie de disparition ? « Ce qui est sûr, c'est que les événements essaient de plus en plus de les faire passer en mode actif, confirme Mme Desloges. La période d'attention est beaucoup plus courte aujourd'hui, donc il faut réussir à varier les formats des contenus proposés. »

Un avis partagé par Joannie Bergeron, fondatrice d'Immersive Productions, une agence montréalaise événementielle et créative. « Le participant actif, cela va bien au-delà de potentiels votes interactifs dans une conférence, nuance-t-elle. On parle plutôt de remettre l'humain au centre et de lui faire jouer un rôle dans la programmation même. »

Les traditionnels orateurs qui déversent leurs savoirs seuls sur scène sont ainsi progressivement remplacés par des facilitateurs ou des animateurs d'ateliers collaboratifs ainsi que de tables rondes. Des activités qui reposent sur les connaissances des participants. C'est entre autres le cas de TruMontréal, une « non-conférence » sur le recrutement organisée en janvier à Montréal pour une huitième année, où les participants développent eux-mêmes le contenu et apprennent de pair à pair.

« Ils veulent de plus en plus d'événements déconstruits, libres et personnalisés, durant lesquels ils vont créer leur propre parcours et se l'approprier », poursuit Mme Bergeron. Lors des deux dernières éditions de C2 Montréal, les participants devaient ainsi faire leur choix entre plus d'une dizaine d'activités possibles... chaque heure !

À plus petite échelle, certains proposent maintenant des « conférences silencieuses » durant lesquelles les participants, équipés de casques audio, peuvent changer d'intervenants... comme ils changeraient de chaîne à la télévision. Dans le cadre d'Expo Entrepreneurs, organisé l'an dernier à Montréal, une scène centrale avait par exemple été aménagée avec trois estrades. Les participants pouvaient ainsi écouter en simultané différents intervenants et « zapper » selon leur intérêt.

Avec l'essor que connaissent les nouvelles technologies utilisant des données, la personnalisation en événementiel n'en est assurément qu'à ses débuts.