Il ne dépend que de vous de mettre fin aux réunions plates... Photo: DR
Les réunions de travail. Entre vous et moi, les trouvez-vous vraiment efficaces? Et même pertinentes? Hum... J'ai l'impression de lire dans vos pensées.
Bon. Quelques chiffres vont vous rassurer : vous n'êtes pas seul à vous tourner les pouces lors des réunions auxquelles vous devez assister, semaine après semaine. Des chiffres franchement parlants :
> Un employé nord-américain passe en moyenne 31 heures en réunion par mois (source : Atlassian, 2015);
> Un employé nord-américain considère en général qu'une réunion sur deux est totalement inutile pour lui (source : Atlassian, 2015);
> Un employé nord-américain, lors d'une réunion, rêve éveillé (91%), fait autre chose en douce (75%), et même s'assoupit carrément (39%) (source : Atlassian, 2015).
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D'autres, encore, qui concernent cette fois-ci les managers, c'est-à-dire souvent ceux qui organisent les réunions :
> Un manager nord-américain passe au total une journée entière en réunion par semaine (source : Bain & Company, 2014);
> Un haut-dirigeant nord-américain perd chaque semaine en général 40% de son temps de travail dans des réunions «sans fin, débilitantes et inefficaces» (source : Bain & Company, 2014).
Ouch! Un méchant coup pour ceux qui ne jurent encore que par les réunions hebdomadaires fixes et immuables, vous ne trouvez pas?
Faut-il en déduire qu'il faut mettre le holà aux réunions? Eh bien, peut-être bien. En effet, nombre d'entreprises, conscientes du problème, ont adopté ce genre de solution radicale :
> Réunions mûries. Le fabricant américain de semi-conducteurs Intel impose que toute réunion dont l'objectif n'est pas clairement énoncé au préalable ne doit pas avoir lieu.
> Réunions tuées. Le fabricant chinois d'appareils électroniques Lenovo permet à quiconque qui s'ennuie à une réunion de la "tuer" sur le champ : il indique aux autres que ça ne fonctionne pas pour lui, et la salle de réunion doit être aussitôt vidée.
> Réunions optionnelles. Chez le holding brésilien Semco, toutes les réunions sont optionnelles depuis une trentaine d'années : chacun est libre d'y aller, ou pas, sans qu'il lui en soit tenu rigueur.
> Zéro réunion. La start-up argentine elMejorTrato.com interdit purement et simplement toute réunion organisée : si des employés veulent se voir, ils le font au pied levé, de manière spontanée et improvisée.
Soit. Mais la meilleure solution est-elle toujours la plus radicale? Je n'en ai jamais été convaincu. C'est pourquoi mon attention a tout de suite été accrochée quand je suis tombé sur un récent billet de blogue de Sheryl Sandberg, directrice des opérations, de Facebook et fondatrice de LeanIn.org, traitant justement du problème des réunions sans intérêt, mais surtout, des solutions trouvées par Mark Zuckerberg pour les rendre enfin efficaces.
Oui, vous avez bien lu : le pdg de Facebook s'est penché sur le problème, et a déniché deux règles à suivre pour que chaque réunion porte fruits. Deux règles d'or que je m'empresse de partager avec vous, telles qu'en parle Mme Sandberg dans son blogue diffusé par Quora :
1. Une réunion soigneusement préparée par tous
«Mark demande à chaque participant d'envoyer tout son matériel préparatoire aux autres avant que la réunion ait lieu. Pourquoi? Parce que chacun en aura pris connaissance avant, y aura réfléchi, et pourra ainsi, le temps de la rencontre, aller droit au but. Le temps est ainsi entièrement dédié à la discussion, et à rien d'autre», explique-t-elle.
2. Une réunion à l'objectif clair et unanime
«À la seconde-même où chacun est assis autour de la table, chacun s'exprime sur l'objectif de la réunion. Il s'agit d'accorder nos violons, sans y passer trop de temps. Exemple : il convient de décider si on est là juste pour discuter d'un problème ou s'il nous faut impérativement trouver une solution à un problème», indique-t-elle.
Voilà. Simple. Donc génial. Si vous vous mettez à adopter ces deux règles d'or édictées par Mark Zuckerberg, vous devriez avoir désormais des réunions plus efficaces que jamais. Voire dignes de celles qui ont lieu tous les jours chez Facebook.
Parfait. Néanmoins, il se peut que ces deux règles-là ne vous enchantent guère, surtout si vous trouvez que votre quotidien au travail ne ressemble pas vraiment à celui de la firme de Menlo Park. C'est pourquoi je vais vous faire trois suggestions supplémentaires, tirées de réunions originales auxquelles j'ai pu assister ou dont j'ai entendu parler :
> Comme un jeu de rôles. Avant d'aller à une réunion, déterminez le rôle qui sera le vôtre. Soit votre rôle consistera à apprendre quelque chose, et donc à tout faire pour en retirer quelque chose d'utile pour vous (ce qui va vous forcer à être actif). Soit votre rôle consistera à apprendre quelque chose aux autres (ce qui, là aussi, vous forcera à être actif).
> Pas plus de 18 minutes. Une réunion efficace doit tenir en l'espace de 18 minutes. Pourquoi? Parce que c'est là la capacité maximale de concentration du cerveau : passé ce délai, c'est plus fort que nous, nous décrochons; et ce, pendant plusieurs minutes avant de pouvoir nous reconcentrer sur quelque chose d'exigeant.
> Debout, c'est toujours mieux. Évitez de tenir une réunion dans une salle dotée d'une table et de chaises, car chacun va s'affaler au bout d'un moment. Le truc le plus simple pour contrer cela, c'est... de rester debout! Le truc n'est pas nouveau : saviez-vous que la reine d'Angleterre a toujours reçu debout son Conseil privé?
Voilà. À présent, c'est à vous de jouer!
En passant, le poète latin Publius Syrus disait : «À trop discuter, on perd la vérité».
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