La moitié des travailleurs sondés considèrent que le temps dédié aux réunions est mal utilisé et désengageant. (Photo: 123RF)

BLOGUE INVITÉ. Combien de fois avez-vous participé à une réunion de direction ou d’opérations et en êtes sorti en vous disant… quelle perte de temps!

Dans son livre The Surprising Science Of Meetings: How You Can Lead Your Team To Peak Performance, Steven Rogelberg nous dévoile que 50% des gens sondés considèrent que le temps dédié aux réunions est mal utilisé et désengageant, de sorte que les gens ont l'impression qu’ils ne font pas une bonne utilisation de leur temps.

Si on considère qu’un gestionnaire passe plus de 23 heures par semaine en réunion et qu’en plus, la pandémie aurait fait augmenter ce chiffre de 12,9%*, on constate que l’impact financier est considérable. C’est ce qui a mené les psychologues organisationnels à étudier les conséquences de ces réunions sur la productivité et à identifier le «Meeting Recovery Syndrome» ou MRS. Ce terme fait référence au temps nécessaire pour se reconcentrer à la suite d’une réunion inutile et si on ajoute ce temps à celui des réunions inefficaces, on estime la perte de productivité à 1 jour par semaine.

Le temps, ça ne s’achète pas et si on ne peut rattraper le temps perdu, on peut au moins tout faire pour arrêter de le perdre. Il y a des solutions pour accroître l’efficience et l’efficacité de vos réunions. En voici 5:

1. Planifier

L’erreur première est de faire un agenda sans se poser la question: quel est l’objectif de la réunion? Cette question amorce une réflexion sur les résultats désirés de la réunion, c’est-à-dire, l’impact qu’aura eu la réunion pour l’entreprise à leur sortie.

Clairement définie, posez-vous maintenant la question: qui sont les gens qui doivent être présents pour atteindre l’objectif? En quoi leur participation est-elle requise?

Envoyez votre agenda avec l’objectif à l’avance pour que vos gens puissent se préparer. Ceci assure qu’ils aient les informations requises en main et qu’ils puissent faire une réflexion en amont pour maximiser la qualité des échanges, des actions ou décisions prises.

2. Structurer

Les réunions sont un forum pour informer, échanger et débattre de façon transparente, collaborative et engageante selon l’objectif partagé. Il faut donc moduler l’agenda pour encourager ces conversations et tendre vers le consensus.

À titre d’exemple, la réunion mensuelle de direction est un moment pour rassembler les dirigeants de chaque unité d’affaires de votre organisation, discuter des défis et opportunités auxquels l’entreprise fait face et décider en équipe des actions à poser. Trop souvent, ces réunions se concentrent sur des suivis opérationnels et du rapportage d’actions réalisées.

Une structure plus performante serait de concentrer la majorité du temps sur les obstacles à l’avancement des résultats clés qui mèneront à l’atteinte des objectifs stratégiques de l’entreprise, à l’identification de pistes de solution et des actions à prendre, à l’examen du marché et ses opportunités. Un temps limité devrait être accordé aux résultats corporatifs, à savoir est-ce que nos équipes gagnent ou perdent, les annonces et les victoires.

3. Animer

La performance d’une réunion est intimement liée au rôle que joue le leader. Un haut niveau d’énergie, la rigueur et l’animation des conversations pour maintenir le cap sur l’objectif de la réunion en sont les clés. Il est facile de déraper. Débuter la réunion avec l’énoncé de l’objectif tel que planifié. Suivre et respecter le temps accordé à chaque point de l’agenda. Déterminer les échanges qui doivent être tenus à groupe restreint pour approfondir, intervenir et trancher sur les sujets prioritaires et d’importance.

Pour développer les habitudes de vos gens à s’exprimer et partager des informations pertinentes, utiliser un minuteur avec alarme durant les échanges sachant que vous pouvez toujours décider de poursuivre l’échange si vous jugez l’enjeu important.

4. Mesurer

La rétroaction sur la performance d’une réunion est un outil d’amélioration puissant. Posez-vous la question: ai-je atteint mon objectif de la réunion? De plus, à la fin de chaque rencontre, chacun des dirigeants évalue la qualité de la réunion sur 5. Comme le jeu «Roche-Papier-Ciseaux», tous les participants lèvent leur main en même temps avec le nombre de doigts sur leur niveau de satisfaction. Tous les participants ayant un vote de moins de 5 ont 30 secondes, à tour de rôle, pour dire ce qu’il faudrait améliorer dans leur performance pour atteindre le 5.

5. Respirer

Dans mon article précédent sur l’intelligence émotionnelle, je mentionne que les dirigeants doivent savoir lire l'état émotionnel de leurs employés, incluant leur niveau de fatigue. Si vous sentez que vos équipes sont à bout des réunions virtuelles, créez une journée sans Zoom ou Teams.

Je vous invite donc à vous concentrer sur l’amélioration de vos pratiques de réunions. C’est une façon simple d’éviter du temps perdu, mais avant tout d’assurer un retour sur investissement de vos réunions.

*HBR Collaborating During Coronavirus: The Impact of COVID-19 on the Nature of Work