BLOGUE INVITÉ. Les rencontres à votre agenda s’enchainent-elles à un rythme si effréné qu’il vous arrive de ne pas parvenir à vous lever 5 minutes pour prendre une pause salutaire ? Probablement que vous poussez d’ailleurs un profond soupir de soulagement lorsqu’une rencontre à laquelle vous êtes convoqué est subitement annulée à la toute dernière minute.

À tout le moins, il en va ainsi pour une grande proportion des travailleurs, si l’on se fie aux plus récentes données disponibles (notamment celle du Work Trend Index de Microsoft) concernant les effets d’une année complète passée en télétravail.

À cet effet, les données de Microsoft ont de quoi faire peur. En résumé, tous les indicateurs du rapport pointent vers une surcharge numérique. Depuis un an, le temps passé en réunion en vidéoconférence a doublé, la durée des rencontres s’est allongée, et de plus en plus de personnes travaillent sur des documents partagés.

C’est assez clair, pratiquement tout le monde rapporte travailler plus depuis le début de la pandémie. On ne pourra donc pas performer plus en travaillant plus fort. Et si le succès passait par la soustraction ? Réduire plutôt qu’ajouter des rencontres notamment ?

Dans cet esprit, une étude fraîchement publiée dans Nature nous souligne que cette stratégie est sous-estimée ou à tout le moins, largement sous-utilisée, car contre-intuitive ! Et pourtant, le succès, la performance et le bonheur ne résideraient pas plus dans la soustraction que dans l’addition ? À tout événement, selon Léonard de Vinci, « la simplicité est l’ultime sophistication » !

Fait intéressant, quand nous sommes « dépassés », nous ajoutons davantage de rencontres et de projets pour nous en sortir, créant ainsi un cercle vicieux ! Prendre des pauses ne réduit donc pas la performance, mais lui permet d’être durable dans le temps.

Dans un article précédent, je vous confiais mon idée pour augmenter la qualité de votre vie professionnelle en démarrant toutes nos rencontres 5 minutes après l’heure prévue! Loin d’être rassasié, mon nouveau « rêve technologique » est désormais de voir naitre une application de type extension (ou plug-in), qui aurait pour objectif d’encourager le monde du travail à s’orienter vers la soustraction.

Particulièrement la soustraction de la collaboration excessive. Comme le souligne bien mon collègue Alexandre Rousseau à l’École des dirigeants de HEC Montréal, « à première vue, c’est plus risqué au bureau d’oublier quelqu’un pour une rencontre que d’en déranger un pour rien. Mais dans un contexte de surmenage généralisé, il devient pertinent de remettre en question cette idée. »

Maintenant que c’est dit, se fier à nos réflexes et notre volonté, c’est se battre contre la gravité, celle des habitudes ancrées depuis trop longtemps. Protégeons-nous donc contre nous-mêmes.

Voici alors en quoi cette application consisterait :

Lorsque vous vous apprêtez à envoyer une invitation pour une rencontre en vidéoconférence à 15 personnes et pour une durée de 90 minutes, l’extension vous pose les questions suivantes.

1) Êtes-vous certain que ces 15 personnes devraient être présentes ? N’y a-t-il pas des personnes dont ce n’est ni l’intérêt, ni la force, ni le bon moment ?

Réponse : D’accord, j’enlève ces 4 personnes parmi les 15.

2) Êtes-vous certain que cette rencontre doit durer 90 minutes ?

Réponse : D’accord, je réduis la durée à 75 minutes.

3) Êtes-vous certain que tous doivent être présents pour la rencontre en entier ?

Réponse : C’est vrai que pour 3 collègues, je voulais seulement les mettre au courant du projet. Je réduis leur invitation aux 30 premières minutes.

Ainsi, l'application permettrait d'économiser 660 minutes à l'organisation:

Temps total initialement requis pour la rencontre : 1350 minutes (soit 15 personnes x 90 minutes)

Temps total révisé requis pour la rencontre : 690 minutes (soit 8 personnes x 75 minutes + 3 personnes *30 minutes)

Gain en temps: 1350 minutes - 690 minutes = 660 minutes

Gain approximatif en argent pour l'organisation : 550 $ (soit 660 min x taux horaire moyen en vigueur dans l’organisation [par exemple, 50 $])

En un tour de magie, 11 heures viennent d’être économisées en quelques secondes… Multiplions ce tour de force par le nombre de rencontres prévues dans une journée, une semaine, une année…

Et n’oubliez pas que parmi les autres gains plus difficilement quantifiables, mais pas moins importants pour autant, on dénombre celui de diminuer l’épuisement et la démotivation de nombreux employés !

C’est une idée simple au fond. Alors, mesdames et messieurs les dragons, vous êtes partants pour investir dans mon projet ?

*Source : Adams, G.S., Converse, B.A., Hales, A.H. et al. People systematically overlook subtractive changes. Nature 592, 258–261 [2021].

*Source : Microsoft (2021) The Next Great Disruption Is Hybrid Work—Are We Ready? https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index/hybrid-work