La réunion d'équipe permet l'échange d'idées. Photo: DR

Si je vous demandais quels canaux vous privilégiez pour vos communications de gestion, je parie que vous seriez nombreux à me citer les plus traditionnels comme le téléphone, le courriel, la réunion ou la rencontre individuelle. Pourtant, vous savez, comme moi, qu’il existe de nombreux autres canaux, principalement virtuels, qui sont autant d’options pour gagner du temps et éviter des déplacements et des coûts. Lors d’une récente formation de gestionnaires appartenant tous à la même organisation, certains d’entre eux ont confié qu’ils disposaient de vingt-deux canaux de communication différents…

Choisir le bon canal selon la situation

Quel le plus efficace pour transmettre une bonne nouvelle ? Une mauvaise ? Comment éviter la réunionite aigue? À première vue, l’utilisation de canaux plus traditionnels, comme la rencontre individuelle ou la réunion d’équipe, peut paraître plus exigeante en termes de temps et d’engagement émotif; je dirais que, dans certaines circonstances, elles peuvent au contraire en faire gagner.

Pensez-y bien : la rencontre individuelle, par exemple, est le canal par excellence pour capter une foule de renseignements indispensables à votre gestion : votre employé est-il heureux ? Ses objectifs sont-ils assez nombreux, peu ou trop élevés ? Est-il en train de penser à quitter l’entreprise ? La réunion d’équipe, quant à elle, permet la communication directe et l’échange d’idées. Enfin, rien de plus rapide que de décrocher le combiné du bon vieux téléphone pour préciser un sujet ou régler des questions urgentes…

Virtuelles, donc moins formelles ?

Incontournables de notre époque, les communications virtuelles font partie de votre réalité de gestionnaire. Certes, tous les canaux électroniques ont leur utilité pour inspirer l’action au sein d’une équipe. Encore faut-il en faire bon usage selon la situation de communication. Et maîtriser le langage et le ton ainsi que l’étiquette qui leur sont propres. Le courriel est-il le bon canal pour se vider le cœur ? Le texto a-t-il sa place au travail ? Les conversations difficiles et les canaux virtuels font-ils bon ménage ?

Avant d’entrer dans les détails, commençons par l’élément de base : les conditions gagnantes pour faire bon usage de vos communications virtuelles:

• Connaître et maîtriser l’objectif à atteindre

• Bien percevoir le niveau d’émotivité de la(les) personne(s) sur le sujet

• Limiter la durée et le nombre de sujets

• Valider que le respect mutuel est déjà acquis

• D’avoir en main les faits et les éléments pour appuyer vos propos

• Que le sujet de la rencontre ne vise pas la(les) personne(s) , mais le travail à accomplir ou corriger

• Permettre une reformulation claire et la recherche de solution afin d’établir un plan d’action

Dans l’optique de vous guider dans les différents canaux et exercer votre influence, je vais consacrer le contenu de mes prochains blogues sur les avantages, inconvénients et bonnes pratiques selon certaines situations de communication de gestion. Je baserai mes recommandations et mes pistes d’amélioration sur des questions qui me sont posées en situation de coaching ou lors de mes formations.

Le thème de mon prochain blogue ? Comment déterminer le meilleur canal à choisir selon la situation de communication rencontrée.