L’environnement d’affaires plus complexe et incertain que jamais, les adjointes administratives le vivent de l’intérieur. Astuces pour rester zen et efficace malgré la surcharge d’informations, les multiples demandes et les changements de toutes sortes.

« La turbulence dans la vie, c’est comme la turbulence en avion. On s’en sort mieux et avec moins de stress quand on sait gérer ses émotions », a affirmé Kathryn Peterson, présidente du groupe-conseil CLE, lors de la huitième édition de la conférence Adjointes administratives, présentée par les Événements Les Affaires le 4 avril dernier. Et pour mieux gérer ses émotions, il faut savoir faire preuve à la fois d’agilité émotionnelle et de résilience.

Qu’est-ce que l’agilité émotionnelle ? C’est la capacité de reconnaître ses pensées, ses émotions et ses expériences avec courage, compassion envers soi-même et curiosité. C’est aussi la capacité d’évaluer les situations en étant lucide quant à ses options.

 « Tout cela, sans fuir les émotions difficiles, a insisté la conférencière. Il n’y a pas d’agilité émotionnelle sans inconfort, d’où l’importance d’apprivoiser ces émotions éprouvantes. » 

Quant à la résilience, elle englobe plusieurs aspects : capacité à gérer son stress au quotidien, à rebondir après une épreuve, à gérer son bien-être personnel et professionnel et à faire les changements qui s’imposent, à miser sur ses forces pour composer avec les situations difficiles, etc. « Quand on est résilient, on peut plier, oui, mais on ne casse pas », a illustré Mme Peterson.

Surmonter les difficultés

Devant un problème, les gens résilients sont capables de prendre du recul pour tenter de trouver des solutions. « Ils cultivent aussi un optimisme réaliste, a-t-elle poursuivi. Il ne s’agit pas de mettre des lunettes roses. Il faut demeurer ancré dans la réalité et voir les choses telles qu’elles sont, mais avec un état d’esprit optimiste. » 

Pour avoir cet état d’esprit, il peut être nécessaire de travailler sur soi-même. Dans une journée, on vit généralement plus d’expériences positives que négatives. Toutefois, la plupart des gens remarquent davantage les mauvaises choses que les bonnes. « Pour renverser ce biais négatif, essayez d’identifier chaque jour trois choses pour lesquelles vous avez de la gratitude », a conseillé Mme Peterson. 

Ça brasse au bureau ? Pour préserver son énergie et son moral, il faut commencer par prendre conscience des émotions que la situation suscite en soi. « Sinon, vous agirez sous le coup des émotions. C’est la colère, par exemple, qui dictera votre comportement. À l’inverse, en prenant du recul, vos actions seront plus réfléchies. » Quand les émotions sont intenses, écrire une dizaine de minutes sans se censurer, puis jeter ce qu’on a écrit est aussi une bonne façon de ventiler et de se sentir mieux.

Les périodes de turbulence sont fortes en émotions. Comment éviter d’être contaminé par les émotions des autres ? « Les émotions sont comme des virus, ça s’attrape, a reconnu Kathryn Peterson. Identifiez l’émotion et demandez-vous s’il s’agit bien de la vôtre ou si vous êtes en train d’embarquer dans celle de l’autre. »

Dompter « l’infobésité »

La surdose d’informations est un autre frein à l’efficacité. « On est des junkies de l’information, on ne veut rien manquer. Mais au travail, c’est problématique, car cela passe avant les priorités », a signalé Max Trudel, expert en croissance d’entreprise et en marketing numérique lors de la conférence Adjointes administratives.

La peur de manquer quelque chose est devenue une forme d’anxiété sociale, selon lui. « Des études ont même commencé à faire un lien entre Instagram et la dépression. Instagram est un fil continu de photos et d’images. L’information entrera toujours plus vite que la capacité de chacun de la traiter. »

Au bureau, le conférencier a proposé de désactiver les alertes de son téléphone cellulaire et de son ordinateur, de ranger son cellulaire hors de sa vue et de fermer la sonnerie et le mode vibration. Besoin d’aide pour se déconnecter afin de mieux se concentrer sur ses tâches ? Plusieurs applications existent à cet effet. Forest, par exemple, permet de planter virtuellement des arbres selon le temps de déconnexion. L’arbre pousse si on respecte le temps choisi, il se dessèche si on utilise le téléphone. 

Quant aux courriels, Max Trudel a suggéré d’en prendre connaissance à des moments précis de la journée seulement. « Avant de traiter ceux qui nécessitent une réponse, commencez par supprimer tous ceux qui sont inutiles. Déjà, le stress diminue. »

Enfin, il a conseillé aux adjointes administratives de prendre l’habitude de poser des questions sur les demandes d’information qu’elles reçoivent. « Demandez à votre interlocuteur pourquoi il a besoin de cette information-là et à quoi elle servira. Cela l’amènera à préciser sa requête et vous perdrez moins de temps à accumuler de l’information qu’il n’utilisera pas. »