(Photo : 123rf)
Il n’y a pas si longtemps, les gestionnaires pouvaient encore démontrer une certaine réticence envers le concept de gestion à distance. Aujourd’hui, en 2020, c’est de moins en moins possible. « Les besoins de main-d’œuvre, les enjeux de transport, le souci de rétention et d’attraction des employés issus des nouvelles générations, sans oublier la menace de phénomènes imprévus, tel le risque d’une pandémie de coronavirus, font du travail à distance une option bien réelle pour la plupart des entreprises. Mais pour que ça fonctionne, ça prend de bonnes conditions », soutient Julie Bourbonnais, associée et psychologue organisationnelle chez Hors-Piste. Mme Bourbonnais animera la formation Femmes Leaders Gestion à distance : mobilisez votre équipe, présentée par les Événements Les Affaires, les 17 mars et 15 septembre prochain, à Montréal.
De quelles conditions parlez-vous?
Julie Bourbonnais : Même si l’employé ne travaille pas au bureau, il demeure sous la responsabilité de son gestionnaire. Ce dernier doit s’assurer que son employé travaille dans des conditions adéquates en vertu des règles de santé et sécurité au travail. Il doit s’assurer que l’employé dispose d’un mobilier ergonomique et qu’il a en main tous les outils technologiques nécessaires pour accomplir ses tâches. Il y a aussi les conditions non tangibles.
Quelles sont-elles ?
J.B. : Est-ce que le travail à distance implique des enjeux opérationnels? Le gestionnaire doit s’entendre sur un mode de communication avec son employé qui travaille à distance. Il doit s’entendre sur les lieux et les moments pour la tenue de rencontres avec l’équipe. Le gestionnaire doit aussi prévoir des solutions en cas de pépins. Il doit également être en mesure de faire évoluer le travail à distance dans le temps.
Est-ce que ça prend un contrat écrit?
J.B. : Je recommande aux moyennes et aux grandes entreprises d’avoir un contrat écrit qui indique clairement les politiques du travail à distance. Mais attention, ces conditions ne doivent pas faire l’objet d’un document de 50 pages. Il faut des balises claires et réfléchies pour avoir de meilleures pratiques. Ça prend un contrat fluide qui demande maturité et une bonne communication. Il faut éviter les malentendus et les non-dits.
Recommandez-vous certains outils?
J.B. : Un facteur miroir doit exister entre le poste de travail en entreprise et celui de l’employé qui travaille à distance. Si les tâches de l’employé nécessitent un aspect de socialisation, il peut être utile que l’employé dispose d’un outil de clavardage et de réunions d’équipe telles que Meet ou Hang Out. Il y a des entreprises où les employés habitués de discuter affaires ensemble à l’heure du lunch continuent de le faire sous forme de vidéoconférence. À ce propos, la qualité de l’outil vidéoconférence est très importante en matière de gestion à distance. L’écran permet de visualiser tout ce qui est non verbal.
Et comment gère-t-on les employés à distance ?
J.B. : La gestion à distance n’est pas si différente de la gestion qui se fait sur place. Les gestionnaires doivent gérer le personnel de la même façon qu’ils le feraient en entreprise. Ils doivent s’assurer que l’employé respecte les livrables. Ils doivent déterminer les mandats et les attentes auprès de leur employé. Ils doivent effectuer le même suivi qu’ils feraient si l’employé était sur place. En fait, aujourd’hui, le rôle du gestionnaire, c’est de mobiliser, soutenir et outiller les employés afin qu’ils accomplissent des tâches et atteignent des résultats. L’ère de la gestion des présences est révolue.
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