(Photo: 123rf )
La pire erreur qu’un organisateur d’événement peut commettre est de tenir pour acquis qu’il détient la meilleure recette année après année. « L’organisateur qui ne prend jamais le temps de consulter les participants avant, pendant et après chaque rendez-vous qu’il présente, risque d’avoir des surprises. Et plutôt mauvaises que bonnes. En fait, les organisateurs devraient toujours penser leurs événements en mode cocréation avec leur clientèle cible pour s’assurer d’un succès », soutient Dany Jutras, consultant en innovation chez TALSOM. M. Jutras animera l’atelier L’approche de Design Thinking pour faire d’un événement un moment de Cocréation qui aura lieu au lendemain du rendez-vous Expérience, présenté par les Événements Les Affaires, le 21 février prochain, à Montréal.
Qu’entendez-vous par cocréation?
Dany Jutras : Pourquoi organisez-vous des événements ? Au-delà des artifices utilisés lors des présentations, des rendez-vous, des rassemblements, avec quoi repartent réellement vos invités ? Avec quels souvenirs et quels outils repartiront-ils au travail, à la maison? Et est-ce que l’événement répondra aux attentes que vos invités souhaitaient vivre ? Pour connaître la réponse à toutes ces questions, il n’y a pas 36 solutions. Vous devez vous placer en mode cocréation. En 2020, les participants ont plus que jamais leur mot à dire sur la réussite d’un événement. Et les organisateurs qui font fi de cette réalité risquent de se le faire dire par l’intermédiaire des médias sociaux ou carrément subir des baisses substantielles de participation.
Avez-vous des exemples?
D.J. : En 2017, j’ai tenu à titre d’organisateur un événement d’affaires dans un établissement hôtelier. Dès les premières discussions, l’équipe de l’hôtel m’a questionné pour mieux comprendre les objectifs de l’événement, en savoir davantage sur les participants ainsi que les expériences que notre organisation voulait leur faire vivre. Ainsi, nous avons été en mesure de designer un séjour personnalisé pour chacun des participants en cohérence avec leurs attentes.
À l’automne dernier, je suis retourné dans cet établissement, cette fois-ci à titre de conférencier. Même en tant qu’invité, l’équipe hôtelière s’est assurée de bien comprendre mes besoins face à ma présence. En quelques échanges, nous avons pu couvrir à la fois la préparation, le déroulement et l’information nécessaire suivant mon passage chez eux. En conclusion, l’ensemble de mon parcours s’est parfaitement déroulé. Un bel exemple comme quoi, les organisateurs ont tout intérêt à cocréer et impliquer leurs invités dans la réalisation d’un événement.
Remarquez, le terme événement ne se limite pas au rassemblement, il s’étend à l’ensemble des parcours possibles.
Que voulez-vous dire ?
D.J. : Le souci du parcours est désormais omniprésent. Il est essentiel pour une petite réunion d’équipe, une formation ou encore un lac-à-l’épaule. En fait, cette formule s’applique à tout « événement » qui se traduit par une expérience. Que ce soit un consommateur qui achète un produit en ligne ou même à un employé qui travaille au sein d’une même boîte depuis 20 ans, chacun de ces individus évolue au sein d’un parcours.
Que conseillez-vous ?
D.J. : Il faut consulter la clientèle cible, prendre le pouls de ce qu’elle veut vivre. Mais vous ne pouvez pas faire tout seul. Il faut identifier qui sont les personnes qui forment votre écosystème et qui peuvent vous aider. En d’autres mots, plus vous serez informé sur votre clientèle cible, plus vous serez en mesure de créer des événements où chacun de vos participants contribuera à sa création et pourra en retirer un apprentissage.
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