Quand Jean-François Bessette a décidé de prendre le virage vert en 2007, il a ciblé le bâtiment, mais la construction de bureaux écoénergétiques ne représentait pas le plus gros défi de la firme Roméo Bessette et Fils. Il s'agissait plutôt de trouver des solutions à la bête noire des assureurs : le papier !

C'est que cette industrie est très " papiervore ". Chaque contrat est envoyé par la poste, copié, imprimé, annoté, réimprimé, etc. " Tout cela se trouve simplifié avec la facturation électronique ", souligne M. Bessette, vice-président de la PME de Saint-Jean-sur-Richelieu.

Pour ce faire, l'entreprise a embauché un spécialiste afin d'optimiser l'utilisation de l'informatique. Dorénavant, les courriels sont joints directement aux dossiers des clients et un serveur permet de visualiser et de conserver les documents sans les imprimer. " On possède les adresses de courriel de nos clients, soit près de 8 500, et nous leur faisons parvenir une facture électronique ", ajoute-t-il.

Jean-François Bessette a choisi de rénover ses bureaux, car l'édifice, construit en 1982, devait être agrandi de deux étages. " À la suite de l'installation d'un système de géothermie à ma résidence l'année précédente, je me suis dit qu'il serait intéressant d'utiliser un système semblable pour chauffer et climatiser nos bureaux. " Ce système récupère l'énergie solaire contenue dans le sol pour assurer le chauffage et la climatisation des bureaux. Si l'installation de cette technologie représente un investissement important - de 18 000 $ à 30 000 $ pour une maison typique -, les économies d'énergies sont considérables.

La compagnie d'assurances et de services financiers a fait appel à la firme d'ingénieurs Rochon Experts-Conseils. " Ils nous ont aidés dans tout le processus de rénovation : le choix de l'isolant, des fenêtres, des revêtements, de l'éclairage, et même des toilettes pour limiter au maximum les dépenses d'eau et d'énergie. "

À la suite de ce coup d'envergure, il fallait poursuivre sur cette lancée. " On avait le bras dans le tordeur, image M. Bessette. Il fallait donner l'exemple jusqu'au bout. " La PME s'est donc donnée comme mission de réduire sa consommation de papier.

Des changements organisationnels

La réduction de l'utilisation du papier par le recours à l'informatique a toutefois entraîné de grands changements au chapitre des méthodes de travail. La réussite de cette démarche reposait donc sur la participation des 27 employés. " Certains étaient réticents aux changements, reconnaît le courtier. On a numérisé tous les documents qui se trouvaient dans les classeurs. Mais des personnes restent attachées au format papier et voient ce changement comme une dépendance à l'informatique. "

C'est pour sensibiliser le personnel que Jean-François Bessette a demandé l'aide d'Emmanuelle Géhin, présidente d'Ozone. L'entreprise de services-conseils en développement durable a ainsi fait connaître plusieurs programmes aux employés qui leur ont permis de s'approprier le virage vert. " Elle a sensibilisé nos employés à l'aide du Guide du bureau vert. Elle nous a aussi inscrits au Défi Climat. "

Défi Climat est une campagne de mobilisation pour la lutte aux changements climatiques. L'an dernier, près de 1 200 entreprises se sont engagées à réduire leurs émissions de gaz à effet de serre. Depuis, la société a notamment acheté une voiture entièrement électrique mise à la disposition des courtiers lorsqu'ils se déplacent chez leurs clients.

Une expansion tout en efficacité

La réduction du papier - de l'ordre de 80 % selon l'entreprise - s'est avérée très bénéfique. " Ça nous a permis de diminuer tous les coûts qui dépendent du papier : on utilise moins de timbres, moins d'enveloppe, etc. ". De plus, le système informatique a amélioré la gestion du temps de travail. " Avec ces nouvelles pratiques, nous n'avons pas à embaucher d'autres employés, malgré notre expansion. "

Et, grâce aux modifications apportées au bâtiment dont l'agrandissement des bureaux, la consommation énergétique n'a pas augmenté. " Avec la géothermie, on dépense autant pour le chauffage, alors que la superficie du local a plus que doublé, précise M. Bessette. On dit que l'investissement se rentabilise après huit ans, mais les résultats se font déjà sentir. "

Comme l'entreprise espère faire l'acquisition d'un concurrent sous peu, la PME devra sensibiliser les nouveaux clients et employés. C'est d'ailleurs en prévision de cette expansion que l'assureur voulait s'agrandir. C'est donc la croissance qui a mené Roméo Bessette et Fils sur le chemin du développement durable. Comme quoi un plan vert n'est pas un frein à la rentabilité. Bien au contraire.

Moins de papier, tout un défi

La réduction du papier est la pierre angulaire du virage vert de l'assureur Roméo Bessette et Fils. " Ce secteur, tout comme le secteur bancaire, génère une importante paperasse ", dit Emmanuelle Géhin, présidente d'Ozone, qui a encadré une partie du plan de développement durable du cabinet d'assurances.

Comme le client, l'assureur et le courtier ont une copie du contrat, la paperasse se multiplie rapidement avec les modifications et les avis de renouvellement. " La difficulté est d'oser penser que c'est possible d'être un bureau sans papiers, explique l'experte. Ce n'est pas une mince affaire, car vous devez convaincre le client que son contrat sera aussi valable en version électronique ".

Un changement de mentalité

Le succès de la démarche repose sur un changement de mentalité, et c'est ce qui requiert le plus de temps dans un virage vert, rappelle Mme Géhin. Même si le personnel saisit bien les enjeux, changer un comportement ne se fait pas du jour au lendemain. " Il faut y aller progressivement et, une fois qu'un geste est devenu une habitude, ce sera plus facile d'en intégrer un autre. "

Chez Roméo Bessette et Fils, le processus a commencé en grand par la construction d'un bâtiment écoénergétique. " M. Bessette est quelqu'un qui a de fortes valeurs environnementales. Et, comme il devait rénover son immeuble, il s'est dit que, tant qu'à faire, il serait le plus vert possible ", raconte Mme Géhin.

Comme elle le souligne pourtant, il n'est pas nécessaire de voir aussi grand pour commencer. " Est-ce que la consommation énergétique était le plus gros impact de Roméo Bessette et Fils sur l'environnement ? Non, mais la société a voulu ce type de construction, et c'est très bien, croit l'experte. Mais je crois tout de même qu'un des premiers gestes à poser est de mesurer ses impacts. "

Aux entreprises qui souhaitent verdir leurs activités, mais qui ignorent par où commencer, Emmanuelle Géhin suggère de connaître ses faiblesses et de corriger en premier celles dont les impacts sont les plus grands.

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