Les technologies de l'information revêtent aujourd'hui une telle importance au sein des entreprises que la haute direction se doit de s'en préoccuper. La stratégie en matière de TI est intimement liée à la stratégie de l'entreprise tout entière. Par conséquent, elle ne doit plus relever seulement du service informatique.
"Le rendement des technologies et des systèmes d'information se répercute sur toute l'organisation. Les dirigeants doivent donc participer à leur gouvernance, à leur gestion", dit Michel Laferté, conseiller en gestion aux services d'affaires mondiaux d'IBM.
La haute direction des entreprises doit posséder et appliquer un plan de gouvernance des TI. Sans cela, il y a de fortes chances que les stratégies menées par l'entreprise dans ce domaine soient vaines.
Des stratégies en TI qui ne vont nulle part ont bien souvent de graves conséquences sur les activités courantes et, pire, sur la compétitivité et l'adaptabilité de l'entreprise. Or, en période de crise, un manque de compétitivité et de souplesse peut se révéler fatal.
Par exemple, à l'une des usines allemandes de Bombardier Transport, l'absence d'un plan de gouvernance bien ficelé "bloquait très clairement le déploiement de nos systèmes d'information, dans de nouvelles usines ce qui nous empêchait d'ouvrir ces usines et ainsi de répondre à de nouvelles commandes", constate Robert Proulx, chef de la direction générale de l'information chez Bombardier. Il y a quelques mois, ce dernier a été chargé de mettre sur pied un véritable plan de gouvernance des TI au siège social du constructeur ferroviaire.
Savoir gouverner
Qu'est-ce donc qu'un bon plan de gouvernance des TI ? D'après Peter Weill et Jeanne Ross, deux chercheurs de l'École de management Sloan du Massachusetts Institute of Technology, à Boston, grands gourous des TI aux États-Unis, il s'agit d'un ensemble de processus de gestion définissant de manière précise les rôles et les responsabilités des différents intervenants au sein de l'organisation (tous ceux qui sont susceptibles d'être concernés par le déploiement et la gestion des ressources ou encore les décisions d'investissement dans les TI).
Un bon plan de gouvernance des TI comprend toujours une politique efficace de communication visant à faire connaître clairement les objectifs fixés par la haute direction et les tâches des différents services et intervenants.
Il doit distinguer les personnes clés, celles qui constituent des rouages importants de l'organisation. Il responsabilise nombre de gestionnaires et cadres supérieurs. Et surtout, il fournit à la haute direction les moyens d'évaluer les apports concrets des technologies de l'information : comment ces dernières permettent de réduire les coûts, de mieux gérer les actifs de l'organisation, de soutenir ou d'accélérer la croissance des revenus et de fournir une souplesse dans la gestion des activités et de l'exploitation ?
C'est le plan de gouvernance qui définit dans quel cadre et comment devront être élaborées les stratégies de l'organisation en cette matière. Par exemple, ce plan doit clairement indiquer que toute stratégie en TI doit toujours être facilement explicable en termes d'affaires, quel que soit son objectif (sécurité, augmentation de la productivité, réduction des coûts généraux, déploiement de logiciels ERP ou CRM, etc.). "En 15 ou 20 minutes, une stratégie TI doit pouvoir être comprise par tous. Si ce n'est pas le cas, c'est qu'elle n'a pas de sens", dit M. Laferté.
Le plan de gouvernance des TI doit aussi prévoir des mécanismes afin de veiller à ce que les stratégies élaborées suivent les échéanciers d'affaires de l'organisation.
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