Pratiquement plus personne ne peut travailler sans faire appel aux technologies de l'information. Les outils technos évoluent, au point où les plus utiles sont souvent offerts en ligne, nés de ce qu'on appelle le Web 2.0. Voici 10 outils qui seront bientôt indispensables.
Un jour, le microblogage pourrait remplacer le courriel
Le recours au microblogage est surtout le fait d'une communauté de spécialistes de l'informatique et du marketing. Pour le moment, du moins. Car son utilisation pourrait bien s'étendre dans les entreprises, en raison de son efficacité notamment.
À partir de n'importe quel appareil connecté au Web ou en utilisant la messagerie texte (SMS) de son cellulaire, l'utilisateur peut diffuser un message écrit d'au plus 140 caractères auprès d'un groupe de personnes. Le texte est instantanément transmis à sa communauté de lecteurs, qui se sont préalablement inscrits pour recevoir les messages de l'auteur. Les abonnés peuvent à leur tour commenter et répondre au texte initial. Twitter, le site phare du microblogage, est devenu plus qu'un moyen de bavarder. Certaines entreprises y exercent même un service de veille, surveillant tout ce qui ce dit à leur sujet. " Le microblogage surpasse le courriel, car il permet une diffusion aux personnes même si elles ne sont pas devant leur écran d'ordinateur, dit Benoit Descary, cofondateur de DCE Solutions et utilisateur de Twitter. Cela donne aussi la possibilité de recevoir rapidement des commentaires sur un message. "
Il faut toutefois préciser qu'à la différence du courriel, confidentiel et privé, le texte transitant par Twitter, ou un autre site du genre, peut aussi être lu par des tiers non abonnés.
De plus, il n'est pas indispensable de garder les yeux rivés sur son cellulaire ou son ordinateur. L'archivage des messages permet à un utilisateur de reprendre le fil des conversations plus tard.
M. Descary pense que l'utilisation du courriel pourrait diminuer, les messages courts risquant de se déplacer vers le microblogage. " Le microblogage prendra le relais du courriel à moyen terme ", affirme Benoit Descary.
Certaines organisations ont déjà intégré Twitter à leur stratégie de communication. " Généralement, le microblogage se développe là où la liberté de travailler est la plus grande, observe l'analyste Web Martin Lessard. Ce service est aussi indiqué pour les entreprises qui émettent beaucoup de communications sur leur marché. "
Aux États-Unis, le groupe médias Comcast a affecté un employé au suivi des conversations passant par Twitter. Il réagit directement aux commentaires citant son employeur. Le New York Times et la CBC utilisent le microblogage pour diffuser des résumés de nouvelles. Barack Obama a même ouvert un compte, suivi par près de 100 000 personnes, dans le cadre de sa campagne présidentielle américaine. En France, le constructeur Renault a utilisé Twitter pour informer ses abonnés du déroulement d'un salon automobile.
" Les jeunes utilisent ces services, constate M. Descary, et ils continueront plus tard. Les entreprises doivent le comprendre et profiter du microblogage pour créer un lien direct avec leurs clients et leurs collaborateurs. "
Pour qui : > Les entreprises émettrices d'informations
> Les accros au Web 2.0
Pour quoi:
> Diffuser rapidement des communications écrites auprès d'une communauté réactive
> Communiquer en utilisant différentes plateformes (Web, cellulaire)
En développement:
L'intégration du service dans l'intranet des entreprises
Produits connus:
> Twitter et Yammer, l'équivalent pour les entreprises
Pour gagner du temps, le GPS
Bientôt, on devrait bénéficier de nombreux services de géolocalisation accessibles depuis un terminal mobile connecté au Web. L'offre dépassera la préparation d'itinéraire, dont la plupart des utilisateurs se satisfont actuellement.
" Un représentant pourra demander à son téléphone intelligent de lui fournir la liste des clients prioritaires qui se trouvent dans un rayon de 25 kilomètres autour de lui. Il pourra demander les clients ayant les plus forts volumes, ceux qu'il n'a pas vus depuis trois mois, puis les positionner sur une carte reliée à son agenda, explique Michel Martel, président d'Analystik. Les entreprises en sont encore à faire leurs classes. On donne un GPS aux représentants et certains ne les sortent même pas de la boîte... "
Seules les entreprises spécialisées dans le transport utilisent les outils de géolocalisation à grande échelle. Les sociétés de transport routier contrôlent les déplacements de leurs véhicules. Dans un proche avenir, une entreprise pourra facturer l'utilisation d'équipements selon leur position géographique, par exemple selon la province, précise Michel Martel.
Les géants des nouvelles technologies ont bien compris les revenus qu'ils pourraient tirer à proposer des services de géolocalisation. Il y a un an, Nokia, numéro un mondial des téléphones cellulaires, mettait 8,1 milliards de dollars sur la table pour acquérir l'américaine Navteq, l'une des championnes de la cartographie numérique.
Le marché de la géolocalisation intéresse aussi les moteurs de recherche Google et Yahoo, qui souhaitent notamment proposer de meilleurs résultats aux internautes. Les deux géants américains veulent pouvoir suggérer un itinéraire à l'internaute qui recherche une adresse. Google et Yahoo pourront ainsi présenter des publicités personnalisées à chaque internaute, en tenant compte de sa localisation précise.
Pour qui:
> Les gens d'affaires mobiles
> Les gestionnaires de parc de véhicules
Pour quoi:
> Mieux planifier ses déplacements
> Contrôler la position d'équipement
En développement:
> L'intégration à des applications Internet, telles que les moteurs de recherche et les réseaux sociaux
Produits connus:
> Garmin : appareil de navigation pour les véhicules
> Des systèmes GPS sont intégrés dans la plupart des téléphones intelligents récents
Sauvegarder ses données, un must
Avez-vous vérifié récemment si vos sauvegardes informatiques pouvaient être restaurées en cas de besoin ? D'ailleurs, avez-vous une copie de vos données d'entreprise ?
Un gestionnaire ne peut éluder ces questions, au risque de voir son entreprise perdre gros en cas de sinistre.
Heureusement pour les plus petites organisations, le prix des lecteurs de bandes magnétiques a beaucoup diminué durant les dernières années. Alors qu'il fallait compter plusieurs milliers de dollars au début des années 2000, seules quelques centaines de dollars sont désormais nécessaires pour garantir la pérennité des données. " Pour moins de 1 000 $, on peut sauvegarder jusqu'à 800 gigaoctects ", indique Jean-François Maurice, président d'Egomedia.
Sur bande magnétique ou sur DVD, la copie est automatisée pour avoir lieu la nuit, afin de ne pas gêner les activités. La sauvegarde doit ensuite être mise à l'abri hors des bureaux de l'entreprise, évidemment.
Un tel système permet à l'entreprise de toujours disposer d'une sauvegarde récente de son système, à condition de vérifier que la sauvegarde a bien fonctionné, et que la restauration est possible.
Pour qui:
> Toutes les entreprises n'ayant pas mis en lieu sûr une copie de sécurité de leurs données
Pour quoi:
> Sauvegarder ses données informatiques
> Toujours avoir plusieurs copies de sécurité déposées dans différents lieux
En développement:
> Des services de sauvegarde de données sur Internet
Produits connus:
> HP, Seagate pour les lecteurs de cartouches magnétiques Travan
> L'utilitaire de gravure de CD Nero
Lié au bureau grâce au téléphone intelligent
Qu'il s'appelle BlackBerry, iPhone ou Treo, le téléphone intelligent a vu sa popularité monter en flèche cette année. L'arrivée de la navigation intuitive, l'écran tactile et l'augmentation de la vitesse de transmission des données ont permis de démocratiser cet outil, qui est bien plus qu'un simple cellulaire.
Et ce n'est pas fini. Un rapport de Forrester Research avance que 25 % des travailleurs seront équipés d'outils mobiles en 2012, alors qu'ils ne sont que 6 % aujourd'hui. Les téléphones mobiles, toujours plus efficaces et faciles à utiliser, contribueront grandement à cet essor, croit la firme de recherches.
Depuis son terminal mobile, l'utilisateur peut accéder à ses courriels, au Web, à son agenda et à des applications reliées au système informatique de son entreprise.
" La vraie productivité du téléphone intelligent vient de son utilisation comme extension du bureau, explique Michel Martel, président d'Analystik, une entreprise montréalaise d'optimisation des processus d'affaires. Il n'y a pas si longtemps, le représentant devait passer par son assistant, resté au bureau, pour établir ses rendez-vous avec ses clients. " Sur son BlackBerry, le vendeur sur la route peut désormais tenir lui-même son agenda, relié directement à ses courriels et à son fichier de clients.
Le succès du téléphone intelligent pourrait même l'amener à devenir la norme, comme l'ont été le téléphone fixe, le télécopieur ou encore l'ordinateur de bureau.
On trouve maintenant les mêmes informations sur son mobile que sur son ordinateur de bureau. " D'ici quelques années, la transmission de la voix deviendra secondaire sur ces téléphones, estime Benoit Descary, fondateur de DCE Solutions, une entreprise spécialisée dans les technologies mobiles. Les entreprises seront d'abord intéressées par le forfait de transmission de données. " Certaines applications permettent déjà de consulter les stocks de produits. Demain, les téléphones pourront non seulement accéder aux mêmes logiciels qu'un ordinateur de bureau, mais des applications exploitant la mobilité leur conféreront un avantage inégalable sur les ordinateurs de bureau.
Pour qui:
> Tous les gens d'affaires mobiles
Pour quoi:
> Emporter son bureau dans sa poche (courriels, agenda, fichiers, Internet, téléphone)
En développement:
> Connexion Internet plus rapide (3.5G)
> Utilisation du GPS
> Applications multimédias
Produits connus:
> BlackBerry
> Treo
> iPhone
L'ordinateur portable devient la norme
L'ordinateur de bureau sera bientôt détrôné par le portable. D'ici 2010, 6 Canadiens sur 10 utiliseront un ordinateur portable, soit 2 personnes de plus que mainteant, indique une enquête d'Ipsos.
La raison de la popularité des portables tient à leur coût, en diminution constante ces dernières années, comme c'est généralement le cas pour le matériel électronique et informatique. Il est maintenant possible d'acquérir un tel appareil pour moins de 500 $.
Les fabricants ont aussi lancé de nouveaux modèles, encore plus légers et économiques : les miniportables. Ces ordinateurs de petite taille ont fait une apparition remarquée sur le marché, certains coûtant moins de 350 $.
De son côté, Gartner avance que ces miniatures accaparement 70 % du marché grand public dans les prochaines années.
Toutefois, ces appareils sont destinés avant tout à un public nomade, priorisant par le fait même la légèreté et la petite taille. La plupart de ces ordinateurs pèsent moins d'un kilogramme. Dotés de telles machines, particulièrement adaptées aux grands voyageurs, les utilisateurs peuvent accéder à des fichiers bureautiques, naviguer sur le Web et prendre connaissance de leurs courriels, tout en ayant une grande autonomie.
Mais l'avenir appartient aux téléphones intelligents, soutient Jean-François Maurice, président d'Egomedia, un fournisseur de services informatiques de Laval. Les performances des nouveaux modèles vont de médiocres à ordinaires, dit-il à propos des petites machines qu'il réserve à des fonctions de base.
Pour qui :
> Les travailleurs voulant un ordinateur léger et compact
Pour quoi:
> Accéder à des fichiers bureautiques et à ses courriels
> À éviter pour le travail sur des fichiers multimédias
En développement:
> Des machines très peu chères (- 300 $)
Produits connus:
> Miniportables : Eee PC 700 d'Asus et Mini-Note 2133 de Hewlett-Packard
La vidéo permet de mieux communiquer
Grâce à la puissance croissante des réseaux, la vidéo peut enfin être utilisée comme un outil de travail dans les entreprises. " Les entreprises ont la possibilité d'avoir une communication interne riche, personnalisée et qui fait économiser du temps, affirme Christian Aubry, cofondateur de Vidéopresse, une entreprise de Montréal spécialisée dans la communication vidéonumérique. Utilisée à l'interne, la vidéo permet de rapprocher les employés des hauts dirigeants, qu'ils ne pourraient pas côtoyer autrement. "
Avec une webcam ou un logiciel de capture d'écran, tel qu'Allcapture, une personne peut enregistrer sa présentation et la faire circuler dans l'entreprise, pour la faire valider par exemple. D'autres applications peuvent être envisagées à des fins de formation du personnel, limitant ainsi les frais de déplacement.
Les PME peuvent utiliser des services de partage de vidéos, tels que Google Video for business, qui permet de faire circuler des films au sein d'un groupe restreint d'utilisateurs connectés à Internet.
Cependant, les organisations sont encore peu nombreuses à utiliser la vidéo. " La vidéo fait peur, car les gestionnaires des technologies de l'information ne la connaissent pas du tout ", croit M. Aubry.
Les grandes entreprises, qu'on peut croire habituées aux séances de vidéoconférence, ne sont pas forcément les mieux placées pour tirer profit de la vidéo. " Elles ont peur de ne pas contrôler la sécurité ", ajoute cet expert.
À partir du moment où elles ont fait leurs devoirs, les entreprises ne devraient plus hésiter, croit Christian Aubry. " Pour l'heure, seules les PME très orientées vers les nouvelles technologies osent utiliser la vidéo. "
Pour qui :
> Les entreprises dont les activités sont géographiquement dispersées
Pour quoi:
> Enrichir la qualité des communications
> Diminuer les frais de déplacement
En développement:
> Le partage vidéo au sein des organisations.
Produits connus:
> Google Video for Business : partage de vidéos pour les PME
> Skype : téléphonie IP
Les outils collaboratifs améliorent le travail d'équipe
" Le travail est devenu un sport d'équipe, mais nos méthodes restent individuelles, constate François Gamonnet, président de l'Institut de gestion du temps. Devant le flux d'information qui nous arrive, ces méthodes traditionnelles ne suffisent plus ", dit ce partisan d'Outlook.
Bien des entreprises utilisent seulement la fonction courriel d'Outlook, alors que le logiciel est un puissant gestionnaire d'information. " On n'a jamais appris aux gens à s'en servir ", déplore M. Gamonnet, qui pointe du doigt le manque de formation des utilisateurs. Le résultat d'années de négligence est qu'à présent même les gestionnaires ne savent pas l'utiliser, estime le consultant.
Utilisé avec Microsoft Exchange Server, Outlook devient un outil multiutilisateur, autorisant le partage de calendrier. La préparation des rendez-vous et des réunions s'en trouve facilitée.
" Ce logiciel ne fait pas le travail à ma place, mais il me permet de gérer 50 ou 100 tâches ", affirme M. Gamonnet.
La prochaine version d'Exchange incorporera Sharepoint. Cet outil collaboratif intègre plusieurs applications Microsoft permettant de travailler en ligne sur un serveur de fichiers à partir de n'importe quel ordinateur connecté à Internet. Où qu'il soit, l'utilisateur peut accéder aux fichiers de l'entreprise par un portail Internet, sans que les données ne quittent jamais l'entreprise. Outlook peut alors être lié à Sharepoint, et bénéficier de ses avantages en matière de connexion à distance. Pour Jean-François Maurice, président d'Egomedia, Sharepoint est promis à un bel avenir dans les entreprises. Le dirigeant lavallois souligne cependant la nécessité de sécuriser de telles applications en utilisant un réseau privé virtuel (VPN), en vue de crypter les échanges de données.
Pour qui:
> Les entreprises comptant de nombreux employés
Pour quoi:
> Relier les agendas
> Partager l'information
En développement:
> L'hébergement des logiciels collaboratifs sur le Web
Produits connus:
> Outlook
> Sharepoint
> Google Apps
Pratiques, les logiciels hébergés sur le Web
Si vous êtes familiers de Gmail, le service de courriel de Google, ou de Facebook, vous êtes déjà un utilisateur des applications hébergées sur le Web. L'informatique dans les nuages (cloud computing, en anglais) désigne un nouveau modèle de distribution des logiciels, dans lequel les applications sont hébergées sur des serveurs à distance. L'utilisateur se connecte à ces applications par Internet, avec un simple navigateur Web. Il n'a aucun programme à installer sur son poste de travail.
L'accès aux données est virtualisé : depuis son ordinateur ou son téléphone intelligent, l'internaute travaille sur des informations stockées quelque part dans les serveurs du fournisseur de services.
" Pour l'entreprise, c'est fantastique, dit Benoit Descary, fondateur de DCE Solutions. Elle peut permettre à des surnuméraires d'accéder instantanément à son intranet. Elle peut leur créer des adresses courriel en quelques minutes, sans l'aide d'un informaticien. "
Des fournisseurs de logiciels professionnels commercialisent même leurs produits sous cette forme. L'avantage est que le client ne doit pas nécessairement investir dans l'infrastructure. Les sauvegardes du système et ses mises à jour sont alors gérées par le fournisseur de logiciels.
L'entreprise cliente ne paie plus que les fonctions dont elle a besoin. Le paiement se fait par abonnement, en fonction du nombre d'utilisateurs, mois par mois. " L'entreprise ne bloque plus ses liquidités ", souligne Michel Martel, président d'Analystik. Cette formule permet donc aux entreprises de s'équiper au fur et à mesure de leur croissance. Elles peuvent aussi réduire leurs frais au besoin.
" Les grandes entreprises restent très méfiantes, en raison de leur volonté de contrôler l'information, observe Benoit Descary. Pour les PME, le contrôle est moins vital. " Les petites entreprises sont donc plus ouvertes à ce nouveau mode d'utilisation des logiciels.
Pour qui:
> Les firmes qui veulent se décharger de la gestion de leurs applications non critiques
Pour quoi:
> Concentrer ses efforts sur ses affaires
En développement:
> L'accès depuis les terminaux mobiles
> La sauvegarde de données sur le Web
Produits connus:
> Google Apps (applications bureautiques)
> Facebook (réseaux sociaux)
> Salesforce (logiciel de gestion de la relation client)
Le wiki pour garder en mémoire
L'intranet de votre entreprise pourrait bientôt ressembler à Wikipédia. Cette encyclopédie communautaire en ligne rassemble plus de dix millions d'articles. Bon nombre de sujets concernent des grandes entreprises et leurs dirigeants. Ces articles sont rédigés et mis à jour par des cohortes de contributeurs anonymes. Les entreprises les plus connues ont même vu leur propre site être précédé par l'article Wikipédia sur les moteurs de recherche. Cela signifie que les internautes sont amenés à consulter un site parlant de l'entreprise plutôt que le site de l'entreprise elle-même.
C'est pourquoi des entreprises cherchent à contrôler ce qui se dit sur elles dans Wikipédia, au risque de se faire accuser de censure.
D'autres, à l'opposé, ont décidé de pousser cette logique en créant un wiki à l'interne. Certaines entreprises ont ainsi remplacé leur intranet par un wiki. C'est le cas de Pyxis Technologies, entreprise montréalaise spécialisée dans l'accompagnement de projets de développement logiciels. Dans cette entreprise ayant une filiale en France, les employés communiquent entre eux en accumulant l'information sur des thèmes communs. " Nous avons un espace par projet. On y dépose toute notre documentation, explique Isabelle Therrien, accompagnatrice chez Pyxis. Durant un voyage récent à Paris, j'écrivais tous les jours sur le wiki, et mes collègues mettaient des commentaires. " Les courriels ne suffisent pas, ajoute Mme Therrien, car " ils n'accumulent pas l'information ".
Le wiki permet de revenir sur un échange ayant eu lieu plusieurs années auparavant, et de voir quelles ont été les différentes mises à jour, avec l'identité des contributeurs.
L'utilisation d'un wiki peut aussi entrer dans une stratégie de communication avec la clientèle, permettant d'améliorer le récit des expériences des utilisateurs et d'économiser sur d'autres formes de communication. Le fabricant de cellulaires Motorola a ainsi remplacé le manuel de l'utilisateur de son modèle Q par un wiki en ligne. Les clients viennent consulter et enrichir la documentation par leurs expériences. De son côté, le manufacturier n'imprime pas de manuel d'utilisation et se tient informé sur la façon dont les clients utilisent son produit.
Pour qui :
> Les entreprises ayant une culture de partage d'information
Pour quoi:
> Accumuler le savoir
> Enrichir le capital de connaissances de l'entreprise avec l'expérience des employés et des partenaires
En développement:
> Le remplacement des manuels d'utilisation
> L'introduction de wikis dans les intranets
Produits connus:
> Confluence
> MediaWiki
Les réseaux sociaux dans la mire
" Les réseaux sociaux rassemblent des gens qui se parlent à l'horizontale, illustre Martin Lessard, un analyste Web montréalais. Les entreprises qui vivent du bouche-à-oreille doivent y être présentes pour accompagner le buzz. "
Les organisations habituées aux relations fortement hiérarchisées n'y trouvent probablement pas leur compte. L'utilisation des réseaux sociaux implique d'" accepter que les gens se parlent entre eux ", explique M. Lessard.
Alors que certaines entreprises bloquent l'accès de leurs employés à MySpace et à Facebook, d'autres s'en servent pour servir leurs intérêts. Ainsi, avec ces sites, les relations publiques se mènent directement avec les consommateurs, sans le filtre des médias.
Mais comme n'importe quel outil, il convient de suivre une méthode pour utiliser efficacement ces sites. " Il faut commencer par regarder ce qui s'y passe, suggère Martin Lessard. Ensuite, on corrige les faussetés qui peuvent s'y trouver à propos de son organisation. " En effet, des internautes ont peut-être déjà créé une page portant votre nom, ce qui pourrait vous nuire. Il conviendra de faire savoir que vous êtes présent, et que la voix officielle vient de votre profil.
" L'organisation doit aller à la rencontre des consommateurs en leur proposant des offres ", recommande M. Lessard.
Pour qui: > Tout le monde
Pour quoi:
> Communiquer et réseauter dans l'univers des 18-40 ans
> Entretenir et développer ses réseaux
> Être présent avant que quelqu'un occupe votre place
En développement:
> La géolocalisation des membres des réseaux sociaux
Produits connus:
> MySpace (entreprises à vocation artistique)
> Viadeo
> Plaxo
Le conseil:
> Éviter de diffuser des informations confidentielles afin de limiter les risques d'usurpation d'identité. Si nécessaire, donner une date de naissance erronée.
dossiers@transcontinental.ca
