La veille économique, ou intelligence d'affaires, expression calquée de l'anglais business intelligence, vise à fournir aux gestionnaires l'information nécessaire à une prise de décision éclairée.

Voici 10 questions à vous poser avant de faire le saut.

Comment calculer le rendement d'un projet ?

Une entreprise devrait commencer par implanter une solution d'affaires dans un secteur où la rentabilité est évidente. "On devrait être capable de déterminer le rendement de l'investissement, même si ce n'est pas facile à mesurer", estime Jean Denis, de DMR Conseil. Il donne quelques pistes pour aider à l'évaluer. Ainsi, "les utilisateurs de ces solutions étant des gestionnaires, c'est-à-dire des personnes qui prennent des décisions, on pourrait peut-être baser le rendement de l'investissement sur le nombre de décisions prises. En revanche, si l'objectif de l'entreprise est d'améliorer la connaissance de sa clientèle, cet élément est plus facile à mesurer", souligne-t-il.

Par ailleurs, la période économique tend à limiter les investissements. "Si vous n'avez pas le budget pour satisfaire tous vos besoins en intelligence d'affaires, regardez par quoi vous pourriez commencer afin de gagner ou d'économiser de l'argent", conseille Sonia Sevo, vice-présidente du centre d'excellence en intelligence d'affaires de Source Évolution. En avançant prudemment, et en engrangeant les bénéfices réalisés au fur et à mesure sur chaque projet, l'entreprise pourra soutenir son avancée dans le domaine de la veille stratégique.

Qui a besoin de la veille économique ?

Quel gestionnaire ne croule pas sous l'information à l'heure d'Internet ?

En fait, 59 % des dirigeants d'entreprises québécoises se sont dits submergés par la quantité d'information dont ils disposent, selon un sondage Léger Marketing effectué l'été dernier. Fait remarquable, 72 % ont affirmé qu'ils pourraient prendre des décisions plus éclairées s'ils disposaient des outils adéquats pour analyser ces éléments efficacement...

Quand les informations se multiplient et deviennent trop nombreuses, une entreprise devrait se doter d'outils spécialisés d'extraction et de traitement des données. Toutes les entreprises peuvent avoir recours à l'informatique décisionnelle, même les petites. Dans ce dernier cas, celle-ci prend souvent la forme d'un chiffrier.

"L'information livrée doit permettre d'agir, de prendre des décisions pour atteindre un objectif d'affaires", souligne Jean Denis, directeur associé, responsable de l'offre de services en intelligence d'affaires chez DMR Conseil.

À la fin des années 1990, plusieurs grandes entreprises avaient créé de gigantesques bases de données. Mais elles n'avaient pas les outils nécessaires pour exploiter cette information. On savait seulement qu'elle avait une valeur potentielle. "Des entreprises ont accumulé des données sans savoir à quoi ni à qui cela allait servir", note M. Denis. Elles se retrouvaient ainsi à payer pour pouvoir stocker des informations, sans en tirer profit. "Aujourd'hui, on développe des solutions d'intelligence d'affaires pour répondre et soutenir un processus d'affaires, qu'il s'agisse de recrutement ou de financement", ajoute-t-il.

Quels bénéfices peut-on en attendre ?

L'informatique décisionnelle fournit les outils nécessaires pour prendre des décisions éclairées, ce qui, en cette période d'incertitude, peut aider à déterminer "où devraient se faire les compressions dans l'entreprise afin de réaliser des économies", souligne Manon Guillemette, responsable de la concentration en stratégie de l'intelligence d'affaires de la maîtrise en administration à l'Université de Sherbrooke.

Les conséquences des compressions pourront être prévues et, au moment de préparer la reprise, l'analyse des données permettra d'évaluer où les investissements seront le plus profitables. Par exemple, on pourra produire une carte indiquant la zone géographique où sont situés les clients le plus importants. L'entreprise saura donc sur quelle région miser en premier.

Dans le cas de l'acquisition d'une entreprise, la veille économique "peut aussi faciliter l'intégration de plusieurs systèmes informatiques de gestion", estime Mme Guillemette.

Par ailleurs, l'extraction d'information ne se limite pas aux données chiffrées. En effet, certaines solutions reconnaissent et utilisent les mots contenus dans des textes : documents numériques, articles de journaux ou courriels des clients sont analysés. La fréquence de certains mots et leur cooccurrence avec d'autres termes permettent ainsi de déceler des tendances.

"On peut également utiliser les notes consignées dans les logiciels de relation client au fil des contacts avec les employés. Beaucoup de renseignements sont inscrits dans ces zones de commentaires, qui sont des fourre-tout, peu exploitables par les outils traditionnels. Cela peut pourtant aider à mieux comprendre qui sont les clients et quelle est la nature de leurs plaintes", ajoute Manon Guillemette. Par exemple, un gestionnaire pourrait savoir à quelle région est le plus souvent associé le mot "retard" avec des outils capables d'analyser ces notes éparses.

Comment bien déterminer les besoins de votre entreprise ?

Les entreprises ont des besoins en matière d'aide à la prise de décisions d'affaires. On a bien compris ce principe à la Société des alcools du Québec (SAQ), où le premier tableau de bord en veille économique a été adopté en 1997. Plusieurs autres ont été développés depuis pour répondre à des questions précises, dans le cadre d'une démarche de gestion de la performance de l'organisation. "Pour déterminer les indicateurs importants pour l'entreprise, il faut se baser sur ses besoins", conseille Diane Guertin, directrice adjointe, applications d'aide à la gestion de la SAQ.

Le plus récent projet mis sur pied permet aux gestionnaires responsables de la mise en marché de visualiser un ensemble d'indicateurs concernant les fournisseurs. "Le tout sur un seul écran", précise Luc Primeau, pilote du projet performance interne, division de la commercialisation de la société d'État.

La carte de pointage partenaire fournit au gestionnaire des indications sur le taux de rotation des stocks du fournisseur, ses prix, le taux de conformité de ses produits et plusieurs autres données utiles au moment de négocier avec lui. Ces informations proviennent de plusieurs services de la SAQ, et sont rassemblées dans les indicateurs en fonction de leur pertinence. Dès la fin de l'année 2009, les gestionnaires auront accès à près de 22 indicateurs d'un seul coup d'oeil.

Une fois ces indicateurs en place, la mesure des données et leur traitement permettra d'analyser les résultats obtenus jusqu'ici par l'entreprise. Ultimement, cette analyse devrait déboucher sur une révision et une optimisation des processus d'affaires.

Par ailleurs, les besoins peuvent varier selon le secteur d'activité de l'entreprise. Boréalis, une firme de Magog spécialisée dans la géomatique, vise principalement les sociétés des secteurs minier et pétrolier. Ces dernières ont de grands besoins en matière d'outils de gestion de performance sociale et environnementale. En effet, pour ces grandes sociétés, un conflit local peut entraîner des arrêts de production coûteux. "Parfois, un simple dossier d'indemnisation de quelques milliers de dollars qui traîne en longueur peut finir en sabotage, faisant perdre ainsi des millions de dollars à une compagnie minière", souligne Jules Paquette, président de Boréalis. C'est pourquoi les entreprises de ce secteur sont très gourmandes en solutions de suivi des projets, présentées sous forme de cartes. Les gestionnaires peuvent visualiser l'état d'avancement des dossiers, la construction d'une usine, par exemple. Ils peuvent voir si tous les terrains nécessaires ont été acquis et tous les permis, délivrés . "Au lieu de passer du temps à collecter l'information, les gestionnaires le passent à analyser des données", explique Patrick Grégoire, vice-président de Boréalis.

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